コラボレーション ソフトウェアとは何ですか?組織にそれが必要な理由は何ですか?

現在、市場には従業員の作業プロセスを簡素化し、それを実現することを約束するツールが溢れています。

しかし、本当にそうでしょうか？

Pegasystems Inc.* の火曜日のレポートによると、従業員は 35 種類の業務に不可欠なアプリケーションを毎日 1,100 回以上切り替えています。

あなたのチームはいくつのアプリケーションを使用していますか?

非効率なソフトウェアと非効率なプロセスは各チームの生産性に影響を及ぼしており、それを避けるために多くの企業がコラボレーション ソフトウェアに支援を求めています。

しかし、それはあなたのチームとニーズにとって最適なソリューションでしょうか?

この記事では、コラボレーション ソフトウェアに関するすべての質問に答えます。コラボレーション ソフトウェアとは何か、オンライン コラボレーション ツールがどのように機能するかなどが含まれます。

コラボレーション ソフトウェアとは何ですか?

コラボレーション ソフトウェアとは、物理的な場所に関係なく、個人またはチームがプロジェクトで協力し、情報を共有し、リアルタイムで相互に通信できるようにする、一種のソフトウェア ソリューションを指します。コラボレーション ソフトウェアには、プロジェクト管理、メッセージング、ファイル共有、およびチームワークを促進し生産性を向上させるその他の機能のためのツールが含まれる場合があります。

なぜ企業はコラボレーション ソフトウェアを使用するのでしょうか?

チームが世界中に分散しているプロジェクトに取り組んでいることを想像してください。ソフトウェア エンジニアはニューヨークに、マーケティング チームはロンドンに、デザイン管理チームはパリにいます。各チームが異なる国に存在し、異なるタイムゾーンで活動しているという事実を考慮すると、全員が集中力を維持し、同期を保つことは困難な場合があります。

では、どうすれば全員が確実に情報を把握できるようになるでしょうか?

コラボレーション ソフトウェアは、他の人がどこにいても共同作業する際のストレスを軽減するのに役立ちます。チームの関係を強化し、時間と労力を節約し、組織を改善し、スピードと効率を向上させるのに役立ちます。

数字で見る共同生産性ソフトウェア:

• 従業員の 70% が、デジタル テクノロジーによりコラボレーションが改善されたと回答しました。 (アルバネットワークス)
• デジタル コラボレーションの統計によると、オンライン コラボレーション ツールとデジタル ワークプレイスにより、生産性が最大 30% 向上することが明らかになりました。 (マッキンゼー)
• 完全に稼働しているコミュニケーション システムは、企業内の優秀な人材を最大 450% 保持するのに役立ちます。 (ワーク研究所)
• 非常に緊密に連携したチームは、収益性が 21% 向上することが実証されています。 (ギャラップ)
• 従業員は現在、共同作業に約 50% 多くの時間を費やしています。 (ハーバード・ビジネス・レビュー)
• 従業員の約 75% がコラボレーションとチームワークが重要であると考えています。 (クイーンズ大学シャーロット校)

オンライン コラボレーション ツールを使用する利点

コラボレーション ソフトウェアを使用すると、企業やチームに多くのメリットがもたらされます。コラボレーション ソフトウェアを使用する最大の利点は次のとおりです。

• コミュニケーションの向上– コラボレーション ソフトウェアを使用すると、チーム メンバーがリアルタイムでコミュニケーションできるため、質問したり、情報を共有したり、問題を迅速に解決したりすることが容易になります。
• コラボレーションの強化– オンライン コラボレーション ツールを使用すると、チーム メンバーは物理的な場所に関係なくシームレスに共同作業でき、チームワークが向上し、効率が向上します。
• 生産性の向上– コラボレーション ソフトウェアは、チーム メンバーがプロジェクト情報にアクセスし、タスクで共同作業するための一元的な場所を提供し、プロジェクトを完了するために必要な時間と労力を削減します。
• プロジェクト管理– さらに、コラボレーション ソフトウェアには、タスクの追跡、期限の設定、進捗状況の監視のためのツールが用意されているため、プロジェクトの管理が容易になり、全員が順調に進むことが可能になります。

プロジェクト管理

複雑なタスク、チーム、プロジェクトを最初から最後までシームレスに管理します。

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オンライン コラボレーション ツールはどのように機能しますか?

オンライン コラボレーション ツールを使用すると、チームがタスクやプロジェクトに関してシームレスにコミュニケーションおよびコラボレーションできるようになり、単一のプラットフォームから他のさまざまな生産性ツールを簡単に使用できるようになります。コラボレーション ソフトウェアを使用すると、同じツール内に留まって作業を完了できるため、異なるアプリを切り替えたり、時間を無駄にしたり、ワークフローを中断したりする必要がなくなります。

また、ユーザーがすべてを 1 か所にまとめて、タスクを完了するために必要なものすべてにアクセスできるようにすることで、さまざまなサービスやアプリでファイルをホストし、重要な情報を見つけるために長いリストを検索しなければならないという混乱も解決します。

オンライン コラボレーション ツールが機能するもう 1 つの方法は、すべての内部コミュニケーションを同じ屋根の下で維持することです。オンライン コラボレーション ツールにより会話が整理され、透明性が保たれるため、受信トレイやチャット アプリでメッセージを検索する必要はもうありません。

オンライン コラボレーション ツールは、チームの効率的な作業を支援するだけでなく、チーム全体の生産性を向上させ、プロジェクトやタスクの進行状況を追跡し、リアルタイムでステータスの更新を取得するのにも役立ちます。

コラボレーション ソフトウェアの主な機能

コラボレーション ソフトウェアは、その機能や機能の点で大きく異なります。コラボレーション ソフトウェアによく見られる主な機能をいくつか紹介します。

• メッセージングとチャット– これらはコラボレーション ソフトウェアにとって不可欠な部分です。ダイレクト メッセージングやグループ メッセージング、スレッド形式の会話、チャット内ファイル共有、通知、絵文字、リアクションなどのチャットとメッセージング機能を探してください。
• ドキュメント共有機能– コラボレーション ソフトウェアには通常、チーム メンバーがドキュメントやファイルを一元的な場所にアップロード、保存、共有できるようにするファイル共有機能が含まれています。これにより、チーム メンバーはどこからでもファイルに簡単にアクセスできるようになり、重要なドキュメントを紛失するリスクが軽減されます。
• プロジェクトとタスクの管理– プロジェクト管理ツールを使用すると、チーム メンバーはタスクを追跡し、期限を設定し、進捗状況を監視できます。この機能は、チームが組織化された状態を維持し、プロジェクトが時間どおりに完了するようにするのに役立ちます。
• 他のツールとの統合– チームが使用する他のツールやアプリケーションと統合できるコラボレーション ソフトウェアの機能により、ワークフローが合理化され、異なるアプリケーション間で切り替える必要が減り、チームが時間を節約し、より効率的に作業できるようになります。
• モバイル アプリ– リモートや外出先で作業する人が増え、スマートフォンやタブレットなどのモバイル デバイスでプロジェクト、タスク、仕事関連のコミュニケーションにアクセスする必要があるため、この機能の重要性はますます高まっています。

コラボレーション ソフトウェアを選択するにはどうすればよいですか?

チーム向けのコラボレーション ソフトウェアを選択するための 6 つの重要な要素は次のとおりです。

1. 組織のニーズ– まず、コラボレーション ソフトウェアで何を達成したいかを特定することから始めます。プロジェクトの管理、チームメンバーとのコミュニケーション、ファイルの共有に役立つツールをお探しですか?理想的には全部。ニーズを理解すると、選択肢を絞り込み、組織やチームのニーズに合ったコラボレーション ソフトウェアを選択するのに役立ちます。

2. 利用可能な機能– タスク管理、メッセージング、ファイル共有、使用する他のツールとの統合など、必要な機能を提供するソフトウェアを探します。また、ソフトウェアの使いやすさと、ソフトウェアに合わせてカスタマイズできる機能も考慮してください。あなたの要望。

3. ソリューションのコスト– コラボレーション ソフトウェアは、無料のものから非常に高価なものまでさまざまです。ソフトウェアの予算を決定し、追加機能やアドオンのコストを考慮します。

4. サポート– 信頼できるサポートを提供し、チームに必要なトレーニング、チュートリアル、ナレッジ ベースを提供できるベンダーを探します。

5. 統合– 統合機能を無視しないでください。チームに必要な他のツールと統合できないツールを選択した場合、チームの生産性と効率性を達成するのには役立ちません。

6. セキュリティ– データ暗号化、ユーザー認証、アクセス制御などのソフトウェアのセキュリティ機能を確認します。

Slingshotデジタル ワークプレイス

Slingshot、最新のプロジェクトとチームのファイル管理、チャット、データ分析をすべて 1 つのアプリ内に組み込むことでコラボレーションを簡素化します。これらすべての要素を 1 か所でチーム メンバーと簡単に共有したり、外部のチーム メンバーとプロジェクトを共有したりできると、落ち着きが戻ります。すぐに使える堅牢な生産性により、シームレスに動作して継続的なコラボレーション ワークフローを実現できるように設計されています。これにより、チームはコラボレーションのサイロを横断し、作業の中断を防ぎ、より効率的に連携することが容易になります。

*出典:ペガシステムズ株式会社