조직 혼란의 극복

조직 혼란이란 무엇입니까?

​The Outstanding Organization의 저자인 Karen Martin은 Fast Company 기사에서 혼란을 "우선순위 변경, 불분명한 방향, 불안정한 프로세스, 불만스러운 고객, 참여도가 낮은 직원"으로 정의합니다.

혼란의 징후는 다양하지만 직원이 정보를 찾는 데 소비하는 시간의 증가, 역할과 책임에 대한 명확성 부족, 불분명한 목표, 팀이 '항상 따라잡기 위해 노력하고 있다'는 느낌 등이 포함되는 경우가 많습니다.

얼마나 널리 퍼져 있습니까? 자문 회사인 Cohn Reznick이 다양한 산업 분야의 고위 임원 200명 이상을 대상으로 한 최근 설문 조사에 따르면 응답자의 91.9%가 조직 내 혼란을 확인했습니다. 거의 절반이 혼란이 만연해 있다고 보고했습니다. 그러나 고칠 계획이 있다고 응답한 비율은 27%에 불과했습니다.

사람들은 혼돈에 무감각해지는 경향이 있는데, 그것은 '세상이 다 그런 것'이라고 생각하고, 그것에 대해 아무것도 할 수 없다고 믿기 시작하기 때문입니다. 혼란이 발생하는 것을 완전히 없앨 수는 없지만 표준 프로세스와 메커니즘을 만들어 혼란을 관리할 수는 있습니다. 목표는 모든 팀 구성원을 파악하고, 즉시 일정을 업데이트하며, 빠르게 변화하는 우선순위에 구성원이 포함되면서 더욱 적극적으로 대응할 수 있도록 함으로써 효과적인 팀 협업을 달성하는 것입니다.

다음 몇 페이지에서는 조직의 혼란을 해결하는 데 도움이 되는 몇 가지 주요 단계를 소개하겠습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 콘텐츠 딜레마 처리 - 파일을 쉽게 찾고 팀 구성원과 공유
• 팀 구성원이 항상 '정보를 알고 있는' 투명한 팀 구축

• 워크플로에 목표와 목표 삽입
• 길들이기 기술 과부하

콘텐츠 딜레마

별도의 도구, 시스템, 애플리케이션, 데이터베이스, 기업 포털 등 모든 곳에서 콘텐츠가 폭발적으로 증가함에 따라 지식 근로자는 올바른 정보를 검색하는 데 점점 더 많은 시간을 소비합니다. Economic Times는 직원들이 업무 수행에 필요한 데이터를 검색하는 데 시간의 25% 이상을 소비한다는 사실을 발견했습니다.  지식 근로자는 실제 문제를 해결하기 위해 검색한 정보의 일부만 필요로 하는 경우가 많기 때문에 문제는 더욱 복잡해집니다.

"직원들은 업무 수행에 필요한 정보를 검색하는 데 시간의 25% 이상을 소비합니다." —이코노믹 타임즈, 2019년 6월 18일
 
 

Accenture는 중간 관리자의 59%가 귀중한 정보를 찾을 수 없거나 전혀 볼 수 없기 때문에 매일 놓치고 있다는 사실을 발견했습니다.

너무 많은 콘텐츠로 인해 발생하는 혼란은 회사 내부뿐만 아니라 파트너 및 고객과도 정보를 공유하기 어렵다는 사실로 인해 더욱 심화됩니다. 콘텐츠가 사람들이 정기적으로 사용하는 도구 및 앱과 분리되는 경우가 너무 많습니다. 팀에는 관련 콘텐츠를 작업이나 프로젝트에 첨부하고 항상 같은 장소에서 모두 찾을 수 있는 도구와 메커니즘이 필요합니다.

콘텐츠 딜레마를 간소화하는 데 도움이 되는 플랫폼 기능: 

• 프로젝트, 프로세스, 파일 관리의 다양한 요소 통합

• 현재 작업과 관련된 파일 및 문서가 포함된 콘텐츠 보드로 작업할 수 있는 한 곳을 팀에 제공하지만 콘텐츠는 Teams, Sharepoint 또는 Google Docs와 같은 다른 앱에 있을 수 있습니다.
• 사용자는 부서, 파트너 또는 외부 클라이언트별로 분류할 수 있는 공유 및 보안 작업 공간을 쉽게 만들 수 있습니다.

팀워크의 투명성

​Ken Blanchard Companies의 창립 어소시에이트인 Eunice Parisi-Carew 박사에 따르면 팀은 60% 이상 목표를 달성하지 못합니다. 의사소통 부족과 팀 협업 부족이 가장 많이 언급되는 이유이며, 상부 경영진과 팀원들이 팀 리더의 문앞에 책임을 전가하고 있습니다.

프로젝트가 실패하는 주요 이유는 시간 내에 완료되지 않기 때문입니다. 이는 문제가 충분히 신속하게 신고되지 않고 문제를 해결할 수 없을 때까지 팀 리더가 문제를 인식하지 못하기 때문에 자주 발생합니다.

이는 팀 투명성의 부족으로 알려져 있습니다.

팀워크의 투명성을 달성하는 방법은 무엇입니까?

반면, 투명한 팀은 팀이 혼란스럽고 빠르게 변화하는 환경에서 기능할 수 있도록 프로세스와 프로젝트 관리 도구를 갖추고 있습니다. 프로젝트 기한이 변경되면(신제품 출시 날짜가 앞당겨지거나, 마케팅 캠페인이 변경되거나, 시장 요인이 구매 행동에 영향을 미침) 팀 리더는 팀의 작업량과 최신 일정을 확인할 수 있습니다. 이를 통해 리드는 남은 리소스를 신속하게 평가하고, 우선순위를 섞고, 이러한 업데이트를 팀에 효과적으로 전달할 수 있습니다.

오늘은 이 일이 어떻게 이루어지나요? 많은 사람들이 계속해서 스프레드시트와 이메일, 즉석 회의, 데스크 워크바이 또는 일대일 회의를 통해 작업합니다. 그러나 이는 시간이 많이 걸리고 결국에는 효과가 없는 것으로 판명됩니다. 그리고 팀 사기를 손상시키는 세세한 관리를 유발합니다.

투명성을 통해 모든 사람은 자신의 일정은 물론 팀원의 일정도 확인할 수 있습니다. 따라서 책임도 종속성과 마찬가지로 투명해집니다. 각 팀원은 자신에게 필요한 것이 무엇인지, 자신의 작업이 다른 팀원에게 어떤 영향을 미치는지 알고 있습니다. 기한이 지난 항목과 차단된 항목이 명확하게 표시되어 사용자에게 책임이 있습니다.

Gantt 차트 또는 타임라인 보기와 같은 시각화는 팀 투명성을 촉진합니다.

예를 들어 Gantt 또는 타임라인 보기를 사용하면 팀 리더 또는 팀 구성원이 몇 번의 클릭만으로 프로젝트를 추가하거나 일정을 변경할 수 있습니다. 타임라인에서 프로젝트나 작업을 드래그 앤 드롭하면 마감일이 변경되고 종속 작업이나 하위 작업의 해당 마감일이 이동됩니다. 담당자는 이러한 업데이트에 대한 알림을 즉시 받습니다.

워크플로에 목표 및 목적 포함

조직, 부서, 팀 수준에서 목표와 목표를 설정하면 빠른 변화를 관리하는 데 도움이 됩니다.  조직의 한 부분이 다른 부분에서 필요한 정보를 얻지 못하면 비효율성이 발생하고 시간이 지남에 따라 문제가 더욱 커집니다. 목표와 전술은 작업자가 작업을 수행하기 위해 전술적 수준에서 필요한 것이 무엇인지 식별하는 데 도움이 됩니다. 또한 성공에 대한 공통된 이해뿐 아니라 우선순위를 전달하는 데도 도움이 됩니다. 여기에는 팀이 자신의 활동을 공유 목표 및 목표에 연결하는 기능도 포함됩니다.

목표 정렬이란 무엇입니까?

각 직원의 업무가 회사 목표와 일치하도록 하려면 회사의 임무를 모든 직원에게 전달하고 목표 설정 시즌 동안 이를 반복하여 염두에 두어야 합니다. 모든 직원이 자신의 목표를 전략적 임무와 다시 연결하고 동료와 협력하여 부서와 팀 전반에 걸쳐 공통 목표를 조정하도록 권장합니다.

길들이기 기술 과부하

Deloitte 기사, 디지털 채택 플랫폼: 성공적인 기술 채택을 위한 사람 중심 솔루션에 따르면 직원 생산성은 기업이 새로운 기술을 채택할 때 발생하는 첫 번째 원인 중 하나입니다. 기사에서는 디지털 혁신의 효과를 묻는 설문조사에서 설문조사 응답자의 90%가 디지털화는 건설적인 것보다 파괴적인 것이라고 답했습니다.

협업 도구가 대표적인 예입니다. 직원들은 너무 많은 도구를 사용하도록 권장되어 종종 여러 커뮤니케이션 채널에서 전달되는 메시지에 압도당합니다. 그리고 종종 이러한 의사소통은 외부적이고 현재 진행 중인 작업과 직접적으로 연결되지 않습니다.

Slack 너무 잘 작동하여 생산성에 부정적인 영향을 미치는 협업 도구의 예입니다. 직관적이지 않게도, Slack는 의사 소통을 너무 쉽게 만듭니다. 실제로 생산성 분석 회사인 Time Is Ltd.의 데이터에 따르면 대기업 직원이 Slack 메시지와 채널 전체를 읽는 것은 물리적으로 불가능합니다.

소프트웨어 프로그래머 알리시아 리우(Alicia Liu)는 지난해 미디엄(Medium)에 기고한 글에서 "커뮤니케이션을 시작하는 장벽을 낮춤으로써, 숨겨진 부작용은 Slack 커뮤니케이션 오버헤드를 기하급수적으로 증가시킬 수 있는 조용한 능력을 갖게 된다는 것이다. 그 결과 훨씬 더 방대하고 품질이 낮은 커뮤니케이션이 가능합니다."

이 둘을 혼합하면 생산성이 저하될 수 있습니다.

새로운 앱의 홍수는 곧 사라지지 않을 것입니다. 역사는 혁신의 시대에 새로운 기술이 증가한다는 것을 보여줍니다. 이를 처리하는 방법은 jpg, png 파일, Microsoft Word 파일, Google Docs 등의 표준을 통하거나 파일이 Box, Sharepoint 또는 기타 콘텐츠 저장소에 있는지 여부에 따라 달라집니다.

이상적으로는 모든 작업, 파일, 의견 및 토론을 볼 수 있지만 콘텐츠는 어디에나 있을 수 있고 표준 기반이므로 공유 작업 공간에서 액세스할 수 있는 단일 작업 공간을 제공하는 솔루션이나 플랫폼을 원합니다.

Slingshot 팀이 조직의 혼란을 극복하도록 돕습니다.

Slingshot 팀의 생산성과 민첩성을 높여 탁월한 결과를 제공할 수 있도록 도와줍니다. Slingshot 단일 디지털 작업 공간 내에서 모든 사람을 서로 연결하고 데이터, 콘텐츠, 프로젝트 및 채팅에 연결하여 팀의 힘을 발휘합니다.
 

Slingshot의 주요 기능은 다음과 같습니다.

• ​팀 구성을 개선하는 간단하고 스마트하며 직관적인 파일 관리 
• 상황에 맞는 실시간 채팅으로 팀 의사소통 개선 
• ​의사결정 개선을 위한 정확하고 통찰력 있는 데이터 시각화 
• 프로젝트 관리의 투명한 소유권을 통해 팀 조정 및 신뢰 향상 

Slingshot 데이터 분석, 프로젝트 및 정보 관리, 채팅, 목표 기반 전략 벤치마킹을 모두 하나의 직관적인 앱에 통합합니다.

Slingshot 사용하면 다음 기능으로 혼란을 최소화하는 성공적인 팀을 운영할 수 있습니다.

정보를 더 쉽게 찾고 액세스할 수 있도록 하여 팀, 부서 및 외부 협력자 전체에 평온함과 효율성을 제공합니다. 

Slingshot 팀 구성원이 필요할 때 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있는 단일 위치가 되어 조용하고 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다. 다양한 부서, 클라이언트 및 파트너와의 서투르고 혼란스러운 파일 공유를 제거하세요. 콘텐츠가 저장된 모든 곳에서 실시간으로 함께 작업하고 실시간 토론, 작업 수준 또는 1-1 채팅을 통해 문제나 아이디어를 논의하세요. Slingshot 사용하면 데이터 무결성을 유지하기 위해 소유자, 구성원 또는 게스트별로 권한을 쉽게 분류하고 설정하여 원하는 사람과 원하는 것만 공유할 수 있습니다.

팀이 데이터를 더 쉽게 사용하여 생산성을 향상할 수 있도록 함으로써 실행 가능한 통찰력을 활용합니다. 

Slingshot의 데이터 분석 기능을 사용하면 팀에서 데이터 시각화 및 대시보드를 생성 및 공유하여 공통 목표를 추진하고 더 나은 결정을 내리며 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. Slingshot만이 비즈니스 팀이 조치를 취하도록 구성하여 팀이 데이터 통찰력에 따라 더 쉽게 조치를 취할 수 있도록 해줍니다. 팀은 작업이 이루어지는 공통 공간과 모든 것이 하나의 앱 내에서 데이터 시각화 및 대시보드를 생성하고 공유할 수 있습니다. 여기서 팀은 작업 실행을 관리하기 위한 프로세스나 프로젝트를 생성하고 모든 사람을 동일한 페이지에 유지하며 채팅을 통해 이동할 수 있습니다. 결과를 측정합니다.

모두가 동일한 목표와 전략에 집중하고 참여할 때 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 

Slingshot 사용하여 일일 작업과 프로젝트 작업을 조직 목표 및 전략에 매핑하는 OKR을 설정함으로써 팀 조정을 촉진합니다. 이제 관리자는 팀 상태 회의를 열고 개별 작업 상태를 확인하는 데 소요되는 시간을 줄이고 멘토로서 비즈니스에 대해 적극적으로 생각하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

더 나은 작업 흐름 투명성으로 소유권과 책임의 문화를 설계합니다.    

팀과 개인의 책임을 촉진합니다.  누가 어떤 작업에 할당되었는지, 주요 납품 날짜, 팀 목표 및 지표를 포함하여 모든 사람이 모든 것을 볼 수 있는 투명한 작업 환경을 조성합니다. 또한 팀 구성원은 개인 개요 창을 사용하여 모든 프로젝트 및 책임 전반에 걸쳐 자신의 개인 작업 상태를 명확하게 파악하여 문제를 예측하고 작업 우선 순위를 다시 설정할 수 있습니다.

Slingshot의 다양한 통합 기능과 광범위한 데이터 기반 기능은 조직의 혼란을 방지하고 기업이 모든 수준에서 성공과 생산성을 유지하도록 돕습니다. 투명성, 정리된 정보, 채팅 토론, 콘텐츠, 작업 관리, 데이터 분석 등 모든 것을 한 곳에 보관할 수 있는 기능을 통해 팀을 신뢰하고 중단을 최소화하거나 전혀 없이 항상 생산성을 유지할 수 있습니다.