組織の混乱を克服する

組織の混乱とは何ですか?

​『The Outstanding Organization』の著者であるカレン・マーティン氏は、Fast Company の記事の中で混乱を「優先順位の変化、不明確な方向性、不安定なプロセス、不満な顧客、無関心な従業員」と定義しています。

混乱の兆候はさまざまですが、多くの場合、従業員が情報を探すのに費やす時間の増加、役割と責任に関する明確さの欠如、目標の不明確さ、チームが「常に遅れを取り戻している」という感覚が含まれます。

それはどの程度浸透していますか?顧問会社コーン・レズニックがさまざまな業界の200人以上の上級幹部を対象に行った最近の調査では、回答者の91.9％が組織内の混乱を認識していることが判明した。ほぼ半数が混乱が蔓延していると報告した。しかし、それを修正する計画があると報告したのはわずか 27% でした。

人々は混乱に対して無感覚になる傾向があります。それは、それが「世界のありよう」であると考え、それに対して何もすることができないと信じ始めるからです。そして、混乱の発生を完全に排除することはできないのは事実ですが、標準的なプロセスとメカニズムを作成することで混乱を管理することはできます。目標は、チーム メンバー全員に情報を提供し、スケジュールを即座に更新し、メンバーが急速に変化する優先事項に含まれるときにより積極的になれるようにすることで、効果的なチーム コラボレーションを実現することです。

次の数ページでは、組織の混乱を打開するための重要な手順をいくつか紹介します。これらには次のものが含まれます。

• コンテンツのジレンマへの対処 - ファイルの検索とチームメンバーとの共有を容易にする
• チームメンバーが常に「知っている」透明性の高いチームを構築する

• 目標と目的をワークフローに組み込む
• テクノロジーの過負荷を抑制する

コンテンツのジレンマ

個別のツール、システム、アプリケーション、データベース、企業ポータルなど、あらゆる場所でコンテンツが爆発的に増加しているため、ナレッジ ワーカーは適切な情報の検索にますます多くの時間を費やしています。エコノミック・タイムズ紙は、従業員が業務に必要なデータの検索に時間の 25% 以上を費やしていることを発見しました。 ナレッジワーカーは、目前にある実際の問題を解決するために、取得した情報の一部しか必要としないことが多いため、問題はさらに複雑になります。

「従業員は、業務に必要な情報の検索に時間の 25% 以上を費やしています。」 —エコノミック・タイムズ、2019 年 6 月 18 日
 
 

アクセンチュアの調査によると、中間管理職の 59% は貴重な情報を見つけられないか、まったく見ないため、毎日見逃しています。

コンテンツが多すぎることによって生じる混乱は、多くの場合、社内だけでなくパートナーや顧客との間でも情報を共有することが難しいという事実によってさらに悪化します。コンテンツが、人々が定期的に使用するツールやアプリから分離されていることが多すぎます。チームには、関連するコンテンツをタスクや手元のプロジェクトに添付し、常に同じ場所ですべてを見つけることができるツールとメカニズムが必要です。

コンテンツのジレンマを合理化するのに役立つプラットフォームの機能: 

• プロジェクト、プロセス、ファイル管理のさまざまな要素を組み込む

• チームに、当面のタスクに関連するファイルやドキュメントを含むコンテンツ ボードで作業するための 1 つの場所を提供します。ただし、コンテンツは、Teams、Sharepoint、Google ドキュメントなどの他のアプリにある場合もあります。
• ユーザーは、部門、パートナー、または外部クライアントごとに分割できる、安全な共有ワークスペースを簡単に作成できます。

チームワークの透明性

​Ken Blanchard Companies の創設者である Eunice Parisi-Carew 博士によると、チームは 60% 以上の確率で目標を達成できません。コミュニケーションとチームのコラボレーションの欠如が最も多くの理由として挙げられており、上層部やチームメンバーは責任をチームリーダーの目の前に押しつけています。

プロジェクトが失敗する主な理由は、予定どおりに完了しないことです。この問題が頻繁に発生するのは、問題がすぐに報告されず、チーム リーダーが問題を修正するには手遅れになるまで問題に気づかないことが多いためです。

これは、チームの透明性の欠如として知られています。

チームワークの透明性を達成するにはどうすればよいですか?

一方、透明性の高いチームはプロセスとプロジェクト管理ツールを備えているため、混沌とした急速に変化する環境でもチームが機能できます。プロジェクトの期限が変更されると、新製品の発売日が繰り上げられたり、マーケティング キャンペーンが変更されたり、市場の力が購買行動に影響したりするため、チーム リーダーはチームのワークロードと最新のスケジュールを把握できます。これにより、リードは残りのリソースを迅速に評価し、優先順位を変更し、これらの更新をチームに効果的に伝えることができます。

これは今日どのように行われますか?多くの人は、スプレッドシートやメール、即席の会議、デスクウォークバイ、または 1 対 1 の会議を引き続き使用しています。しかし、これには時間がかかり、最終的には非効率であることがわかります。そしてマイクロマネジメントを引き起こし、チームの士気を損ないます。

透明性により、誰もが自分のスケジュールだけでなく、チームメイトのスケジュールも確認できるようになります。したがって、依存関係と同様に、責任も透明になります。チームの各メンバーは、自分たちに何が求められているか、そして自分の仕事が下流の他のメンバーにどのような影響を与えるかを知っています。期限を過ぎたアイテムやブロックされたアイテムには明確にマークが付けられ、ユーザーの責任が問われます。

ガント チャートやタイムライン ビューなどの視覚化により、チームの透明性が促進されます。

たとえば、ガント ビューやタイムライン ビューを使用すると、チーム リーダーやチーム メンバーでも、数回クリックするだけでプロジェクトを追加したり、スケジュールを変更したりできます。タイムライン上でプロジェクトやタスクをドラッグ アンド ドロップすると、期限が変更され、依存するタスクやサブタスクの対応する期限が変更されます。これらの更新は担当者に即座に通知されます。

ワークフローへの目標と目的の埋め込み

組織、部門、チームレベルで目標と目的を設定することは、急速な変化を管理するのに役立ちます。 組織のある部分が別の部分から必要な情報を取得できていない場合、非効率が生じ、時間の経過とともに問題が大きくなります。目標と戦術は、従業員が仕事を遂行するために戦術レベルで何が必要かを特定するのに役立ちます。また、優先順位や成功についての共通理解を伝えるのにも役立ちます。これには、チームが自分たちの活動を共有の目的や目標に結び付ける機能も含まれます。

目標の調整とは何ですか?

各従業員のタスクが会社の目標と一致していることを確認するには、会社の使命をすべてのスタッフに確実に伝え、目標設定の時期にそれを繰り返し言って、それが最優先事項であることを確認します。すべての従業員に、自分の目標を戦略的任務に関連付け、同僚と協力して部門やチーム全体で共通の目標を調整するよう奨励します。

テクノロジーの過負荷を抑制する

デロイトの記事「デジタル導入プラットフォーム: テクノロジー導入を成功させるための人間中心のソリューション」によると、従業員の生産性は、企業が新しいテクノロジーを導入する際に最初に生じる原因の 1 つです。この記事では、デジタル変革の影響について尋ねた調査で、調査回答者の 90% がデジタル化は建設的というよりも破壊的であると回答したと述べています。

コラボレーション ツールはその代表的な例です。従業員は非常に多くのツールの使用を奨励されているため、複数のコミュニケーション チャネルからのメッセージに圧倒されてしまうことがよくあります。そして多くの場合、こうしたコミュニケーションは無関係であり、目の前の仕事に直接結びついていません。

Slackは、うまく機能しすぎると生産性に悪影響を及ぼしたコラボレーションツールの一例です。直感に反して、Slackはコミュニケーションを容易にしすぎます。実際、大企業の従業員がSlackメッセージやチャネル全体を読むことは物理的に不可能であると、生産性分析会社Time Is Ltd.のデータは述べています。

ソフトウェアプログラマーのAlicia Liu氏は、昨年のMediumへの投稿で、「コミュニケーションを開始するための障壁を下げることで、隠れた副作用として、Slackはコミュニケーションのオーバーヘッドを指数関数的に増やす静かな能力を持っている。その結果、コミュニケーションは膨大になり、品質が低下します。」

この 2 つが混在すると、生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。

新しいアプリの氾濫がすぐに消えるわけではありません。歴史が示すように、イノベーションの時代には、新しいテクノロジーは増加するばかりです。これに対処する方法は、jpg や png ファイル、Microsoft Word ファイルや Google ドキュメントなどの標準、またはファイルが Box、Sharepoint、またはその他のコンテンツ リポジトリに配置されているかどうかを使用することです。

理想的には、すべてのタスク、ファイル、コメント、ディスカッションを表示できる単一のワークスペースを提供し、コンテンツはどこにでも配置でき、標準ベースであるため共有ワークスペースからアクセスできるソリューションまたはプラットフォームが必要です。

Slingshotチームが組織の混乱を乗り越えるのに役立ちます

Slingshotチームの生産性と機敏性を高め、驚異的な結果を生み出すのに役立ちます。Slingshot単一のデジタル ワークプレイス内で全員を相互に接続し、データ、コンテンツ、プロジェクト、チャットに接続することで、チームの力を解き放ちます。
 

スリングショットの主な機能は次のとおりです。

• シンプル、スマート、直感的なファイル管理でチーム組織を改善 
• ​チームのコミュニケーションを改善するためのコンテキスト内リアルタイムチャット 
• ​意思決定を改善するための正確で洞察力に富んだデータの視覚化 
• プロジェクト管理における透明性のある所有権により、チームの連携と信頼が向上します 

Slingshotデータ分析、プロジェクトと情報の管理、チャット、目標ベースの戦略ベンチマークをすべて 1 つの直感的なアプリに集約します。

Slingshotを使用すると、次の機能で混乱を最小限に抑えて成功したチームを運営できます。

情報の検索とアクセスを容易にすることで、 チーム、部門、外部の協力者全体に落ち着きと効率性をもたらします。 

Slingshotチーム メンバーが必要なときに必要なものを簡単に見つけられる単一の場所であるため、落ち着きと効率性を生み出すのに役立ちます。さまざまな部門間、またはクライアントやパートナーとの間での、不器用で混沌としたファイル共有をなくします。コンテンツがどこに保存されていてもリアルタイムで共同作業し、タスク レベルまたは 1 対 1 のチャットでリアルタイム ディスカッションで問題やアイデアについて話し合います。Slingshotを使用すると、データの整合性を維持するために所有者、メンバー、またはゲストごとにアクセス許可を簡単に分割および設定することで、必要なものだけを必要な相手と共有できます。

チームが データを簡単に使用して生産性を向上させることで、実用的な洞察を活用します。 

Slingshot のデータ分析機能を使用すると、チームはデータの視覚化とダッシュボードを作成および共有して、共通の目標を推進し、より適切な意思決定を行い、より良い結果を達成できます。ビジネス チームを組織して行動を起こすことで、チームがデータの洞察に基づいて行動しやすくなるのは、Slingshot だけです。チームは、作業が行われる共通のスペース内でデータの視覚化とダッシュボードを作成および共有でき、すべてが 1 つのアプリ内で行われます。チームがアクションの実行を管理するためのプロセスまたはプロジェクトを作成できる 1 つの場所で、全員が同じ認識を保ち、チャットで移動できます。結果を測定します。

全員が同じ目標と戦略に集中し、取り組むことで、より良い結果が得られます。 

Slingshotを使用して毎日の作業とプロジェクトの作業を組織の目標と戦略にマッピングする OKR を設定することで、チームの連携を促進します。マネージャーは、チームの状況会議や個人の作業状況の確認に費やす時間が減り、メンターとしてビジネスについて積極的に考える時間を増やすことができます。

ワークフローの透明性を高めて、所有権と責任の文化を設計します。    

チームと個人の説明責任を促進する 誰がどのタスクに割り当てられているかのステータス、重要な成果物の日付、チームの目標と指標など、すべてが全員に見える透明な作業環境を作成します。チーム メンバーは、個人概要ウィンドウを使用して、すべてのプロジェクトと責任にわたる個人の作業ステータスを明確に把握し、問題を予測して自分の作業の優先順位を再設定することもできます。

Slingshot の多くの統合機能と幅広いデータ主導型の機能は、組織の混乱を防ぎ、企業があらゆるレベルで成功と生産性を維持できるように支援します。透明性、整理された情報、およびチャット ディスカッション、コンテンツ、タスク管理、データ分析などの情報をすべて 1 か所に保管できる機能により、チームを信頼し、中断を最小限またはまったく発生させずに、常に生産性を維持することが可能になります。