Una guía para principiantes sobre equipos ágiles

Los miembros del sector empresarial a menudo anhelan la previsibilidad, pero eso no es posible.

Los mercados pueden ser impredecibles, con circunstancias imprevistas a la vuelta de la esquina.

La transparencia organizacional no es una bola de cristal, pero puede proporcionar cierto grado de información sobre la trayectoria que sigue un equipo.

Al brindar a todos acceso instantáneo al estado de cada proyecto y cada tarea, las alertas tempranas sobre proyectos e iniciativas permiten a los equipos girar y ajustarse antes de que un proyecto se descarrile.

El resultado es la agilidad general del equipo: se pueden reevaluar las prioridades, reasignar recursos y cambiar los planes para mitigar los desafíos y maximizar los resultados potenciales.

¿Qué es un equipo ágil?

Los equipos ágiles suelen ser pequeños grupos de miembros multifuncionales que se unen en torno a un proyecto con un plazo determinado. Se espera que el equipo ágil tenga todas las competencias necesarias para completar el proyecto, ya sea programación, diseño, redacción o capacidad de toma de decisiones. Los roles y responsabilidades no importan tanto como los resultados finales que deben atribuirse a todo el equipo en lugar de a un miembro individual del equipo.

Según un artículo publicado en Agile Alliance, el equipo se reúne únicamente para ese proyecto específico. Una vez finalizado el proyecto, el equipo se disuelve o se reorganiza con diferentes miembros en un proyecto diferente con nuevos entregables. Una de las principales funciones de tener equipos ágiles es tener la capacidad de entregar productos de alta calidad en un período relativamente corto pero mensurable. Para lograr un alto rendimiento en un plazo ajustado, se forman equipos ágiles para ofrecer resultados de alta calidad en períodos cortos e intensos.

¿Cuáles son dos formas de describir un equipo ágil multifuncional?

Un equipo multifuncional es parte de un sistema o un producto/servicio que abarca todas las competencias requeridas dentro de él.

Un equipo multifuncional tiene todas las habilidades necesarias para desarrollar un producto/servicio. La solicitud de cambio se realiza sin más demora.

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Roles y responsabilidades del equipo ágil

En muchos casos, los equipos ágiles se dividen en tres roles y responsabilidades principales: el miembro del equipo ágil, el scrum master y el propietario del producto.

• El miembro del equipo ágil: un miembro del equipo es cualquier individuo que contribuya al equipo ágil. Una persona puede ser miembro del equipo de varios equipos ágiles. El miembro del equipo ágil puede ser un desarrollador de software, diseñador UI/UX, analista de datos, etc.
• El Scrum Master / Líder del equipo: El scrum master actúa como entrenador ágil del equipo y facilita las reuniones del equipo.
• El propietario del producto: actúa como representante del cliente, involucra a partes interesadas clave, como gerentes de proyecto y otros propietarios de productos, y garantiza que el proyecto cumpla con los entregables acordados.

Estructura de equipo ágil

La estructura de un equipo ágil suele ser más horizontal que lineal. Es menos importante cómo está estructurado el equipo ágil sino más bien cómo se desempeña. Sin embargo, existen algunas estructuras diferentes que podría utilizar al formar su propio equipo ágil.

Aquí hay seis ejemplos de estructuras de equipos ágiles:

Equipo ágil de generalistas

Generalista no es alguien que sabe un poco sobre muchas cosas diferentes, sino alguien que tiene competencia en múltiples campos diferentes. En la estructura de equipo ágil generalista, cualquiera puede realizar cualquier tarea.

Eso no significa que la persona generalista sea un experto, pero sabe lo suficiente sobre los estándares y las mejores prácticas para resolver un problema. Esto es muy beneficioso cuando surgen problemas: no es necesario combinar horarios con especialistas fuera del equipo, ya que ya cuenta con un miembro del equipo que tiene la competencia central para diseñar una solución.

Si desea incorporar una estructura de equipo ágil y generalista, necesita encontrar a las personas adecuadas para que funcione. No todos los miembros del equipo son expertos en análisis de datos o especialistas en ventas, por lo que debe identificar a las personas apasionadas de su organización para incluirlas en su equipo ágil. Además, para que esto funcione, necesita un proyecto que no requiera ninguna experiencia en un tema específico.

Equipo ágil especializado

Los especialistas se denominan expertos en la materia o PYME. A diferencia del generalista, el equipo ágil especializado está formado por expertos con una profunda experiencia en el campo. En este tipo de equipo, cada uno es responsable de sus propias tareas relacionadas con su experiencia.

Los especialistas pueden ser más beneficiosos para su equipo porque suelen ser más rápidos en sus tareas específicas y ofrecen soluciones más eficientes (gracias a su profunda experiencia). Sin embargo, a veces un equipo lleno de especialistas no es ideal y sus especialistas pueden terminar sentados esperando su siguiente tarea ya que están sobrecalificados para el trabajo normal. Por eso se recomienda este enfoque para organizaciones con experiencia.

Equipo ágil híbrido

Esta ágil estructura de equipo combina tanto generalistas como especialistas. Mientras que los especialistas centran sus esfuerzos en tareas que requieren su profunda experiencia, los generalistas son responsables de la integridad del proyecto.

Se sabe que esta estructura de equipo ágil funciona mejor para proyectos ágiles complejos y a gran escala.

Equipo ágil en transición

La transición de una estructura de equipo ágil es básicamente el proceso de transición de su organización a un enfoque ágil basado en principios. Es posible que pasar a una nueva forma de trabajar no sea fácil para todos, por lo que debes ayudar a tu equipo a adoptar el nuevo enfoque de trabajo. Necesitarán tiempo para acostumbrarse a las prácticas, el lenguaje y los procesos ágiles. La desventaja de la transición a una estructura ágil es un cronograma de entrega extendido.

Equipo ágil paralelo

La estructura de equipo ágil paralela no es la más fácil de gestionar. En este equipo, el trabajo de todos cambia por sprint. Por ejemplo, en una primavera todos escribirán código y luego, en el siguiente sprint, todos participarán en probarlo.

Si no hay ninguna razón particular para utilizar esta estructura, quizás sea mejor que elija otra.

Subequipo de producto ágil

Los subequipos de productos son unidades autónomas de un equipo más grande. Esta estructura se puede aplicar a proyectos complejos que requieren desglosarse para lograr simplicidad, responsabilidad y visibilidad. En dicha estructura, su equipo ágil tendrá la responsabilidad de un área de trabajo específica y, al mismo tiempo, mantendrá el entregable general compuesto por varias subáreas.

Cada equipo ágil que forma parte del proyecto trabajará en conjunto para contribuir a las metas y objetivos del proyecto.

La estructura ágil de su equipo

Como líder del equipo ágil, es su responsabilidad establecer la estructura de su equipo ágil. Afortunadamente, la metodología ágil es un enfoque adaptativo, por lo que puedes configurarlo de la manera que mejor funcione para tu organización y proyecto. Las estructuras anteriores son generales y no es necesario seguirlas: pruebe, cambie y ajuste hasta que encuentre la mejor estructura de equipo ágil para su propio equipo y sus necesidades.

¿Cuál es el tamaño recomendado de un equipo ágil?

El tamaño ideal de un equipo ágil es pequeño, normalmente entre 5 y 11 personas, pero el número óptimo es de entre 3 y 7 personas. Si tiene más de 7 personas en su equipo, puede crear varios equipos ágiles más pequeños.

¿Cómo mantiene un equipo ágil los requisitos?

Los equipos ágiles mantienen sus requisitos atrasados. En Scrum, se llama Product Backlog y los elementos que se almacenan en él se denominan elementos del product backlog (PBI). Estos elementos pueden ser requisitos funcionales, requisitos no funcionales, mejoras, solicitudes de cambio o defectos.

Cada miembro del equipo mantiene un trabajo pendiente personal de los elementos en los que está trabajando y, por lo general, mantiene su trabajo pendiente en lugares como Jira, Wiki o Whiteboard.

¿Por qué es importante confiar en el equipo ágil?

Un equipo sin confianza no es realmente un equipo, sino un grupo de personas que simplemente trabajan juntas. Una definición de confianza que nos gusta es "creencia firme en la confiabilidad, verdad o capacidad de alguien o algo".

Para que un equipo ágil tenga éxito, la confianza y la comunicación son dos de los factores más importantes. El equipo debe confiar entre sí y el líder debe confiar en el equipo y en el proceso; es una necesidad cuando se ejecutan proyectos utilizando un tipo ágil de gestión de proyectos.

La confianza establecida entre los miembros del equipo ágil les ayuda a comunicarse rápidamente y responder más rápido a los cambios y problemas a medida que surgen. La confianza es la base de procesos de equipo eficaces y de alto rendimiento.

Y no sólo los equipos trabajan más rápido, más eficientemente y mejor cuando hay confianza, sino que también aumenta el nivel de disfrute del trabajo.

Como miembro de un equipo ágil, puedes ayudar a generar confianza en tu equipo siendo honesto y transparente en el proceso de comunicación, manteniendo tus compromisos, buscando ayuda si te falta conocimiento o experiencia para trabajar en una tarea en particular, discutiendo temas de confianza, no No juzgues ni culpes y conoce más personalmente a tus compañeros de equipo.

Equipos remotos ágiles

Los equipos remotos ágiles son prácticamente idénticos a los equipos ágiles, excepto que todos los miembros del equipo son remotos. El artículo de McKinsey del año pasado analiza algunos de los desafíos que enfrentan los equipos cuando trabajan por separado, como la desconfianza, el deseo de controles más frecuentes y retrasos en proyectos y tareas. Según el mismo artículo, la experiencia del trabajo a distancia puede generar ineficiencia y reducir la cohesión.

Prueba Slingshot

Una guía de Harvard Business Review para gestionar sus (recién) trabajadores remotos establece que:

• El 80% de los nuevos trabajadores remotos cree que tendrían mejores relaciones con comunicaciones más frecuentes
• El 43 % cree que pasar más tiempo cara a cara les ayudaría a desarrollar relaciones más profundas con los miembros del equipo.
• El 52% no siente que los miembros de su equipo los traten por igual.
• El 84% cree que los desafíos o preocupaciones en el lugar de trabajo se prolongan durante unos días o más.
• El 41% asume que los miembros del equipo hablan a sus espaldas frente al 31% de los trabajadores que comparten ubicación.

Pero no dejes que esto te asuste. Las organizaciones pueden hacer que los equipos ágiles prosperen en un entorno remoto si así lo desean. Los miembros del equipo tendrían que encontrar el uso óptimo de las tecnologías y adaptarse a la comunicación en línea para garantizar la colaboración y la productividad. Y eso no es imposible. A continuación se ofrecen algunas sugerencias de InfoWorld sobre cómo hacer que el estilo de trabajo remoto funcione para sus equipos ágiles:

• Elija el equipo, las herramientas y el espacio de trabajo adecuados
• Estar presente y conversar con compañeros de equipo.
• Comprometerse a realizar tareas realistas en equipo e individuales
• Aumenta la documentación
• Aprenda a traducir actividades ágiles en persona (como reuniones de pie) en actividades digitales.

Puede que lleve algún tiempo, pero el trabajo remoto llegó para quedarse, por lo que es importante preparar a su equipo en consecuencia. Además, casi cualquier organización ya utiliza herramientas digitales para simplificar su trabajo, por lo que la verdadera lucha es la adaptación y la comunicación efectiva.

Slingshot está aquí para ayudar

Slingshot viene listo para poner a su equipo ágil en línea. Al mantener a todos informados, los equipos pueden estar al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no se ve afectada aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.

Slingshot simplifica la colaboración incorporando gestión moderna de archivos de equipos y proyectos, chat y análisis de datos, todo en una sola aplicación. Cuando puedes compartir fácilmente todos estos elementos en un solo lugar con los miembros del equipo y compartir proyectos con miembros externos del equipo, se restablece la calma. Con una productividad sólida, fluye desde el primer momento y está diseñado para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a superar los silos de colaboración, evita interrupciones en el trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

¿Estás listo para transformar la forma en que trabaja tu equipo? Pruébelo hoy y vea cómo Slingshot puede ayudar a sus equipos a obtener resultados extraordinarios que impulsen el crecimiento empresarial.