¿Tiene demasiadas reuniones? He aquí cómo detenerse

Mientras tanto, las investigaciones muestran que el 67% de los empleados se quejan de que el tiempo dedicado a las reuniones les impide ser productivos durante el trabajo.

Por lo tanto, reducir el tiempo de reunión de su equipo es vital para garantizar que la productividad no se vea perjudicada.

Estamos aquí para decirte cómo hacerlo.

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Razones por las que tiene demasiadas reuniones

Las reuniones son inevitables, pero si revisas tu calendario y descubres que tienes demasiadas, debe haber una razón para ello. Los equipos que tienden a exagerar con el número de reuniones por semana suelen cometer varios errores, como por ejemplo:

Sin agenda

Uno de los propósitos principales de una reunión es la planificación: un proyecto, un curso de acción, etc. Sin embargo, cada reunión debe tener una agenda de antemano y una lista de cosas para discutir, que se comparte de antemano con el equipo. Entrar a una reunión sin agenda significa dejar la puerta abierta a no cubrir lo más importante y tener que realizar una segunda reunión con el mismo propósito.

Ninguna Categoria

Es extraño, pero todavía sucede: muchas reuniones se llevan a cabo bajo el amplio paraguas del término “lluvia de ideas” o “estado de progreso”, pero la gente no tiene idea de la categoría a la que pertenece. Lo más fácil es ponerlo en una de las principales categorías de reunión que existen, que son:

• Establecimiento de prioridades
• Recopilación de comentarios
• Colaboración en una tarea específica.
• Toma de decisiones / Búsqueda de aprobación

Si su reunión no tiene una categoría, eso generalmente significa que su propósito seguirá sin estar claro y las personas necesitarán aclarar lo que se necesita de ellos con más discusión y tal vez más reuniones.

Sin colaboración

Ninguna reunión debería convertirse en una conferencia. Tener una conversación unilateral sin incluir a su equipo en la discusión significa que esta reunión probablemente no debería haber ocurrido en primer lugar. Si no participa en una discusión constructiva con sus compañeros de equipo, simplemente asegúrese de etiquetar la reunión como "presentación" o "intercambio de conocimientos" y no exagere su frecuencia.

No hay puntos procesables

Si necesitas compartir una idea, ¡hazlo! Pero no tener elementos procesables en una reunión deja a todos con la sensación de una promesa incumplida. Asegúrate de preparar puntos de acción para todas las personas que hayas invitado, con plazos y un curso de acción claro.

No utilizar la tecnología adecuada

En el mundo actual, existen herramientas de colaboración y planificación que ayudan a su equipo a evitar reuniones innecesarias al asegurarse de que todos estén actualizados con el progreso de sus tareas. Estas tecnologías mejoran el rendimiento al ayudar al equipo a participar en un espacio de trabajo digital sin necesidad de hablar constantemente para ver qué están haciendo todos. El uso de una herramienta de este tipo en toda la organización puede eliminar muchas de las reuniones que realmente roban el tiempo productivo de su equipo.

¿Cuántas reuniones son demasiadas?

Según los informes, las reuniones suelen durar entre 31 y 60 minutos en promedio. Y ahora, investigaciones recientes muestran que las reuniones en el lugar de trabajo son actualmente más largas y más frecuentes que nunca.

Entonces, teniendo en cuenta el hecho de que el trabajador promedio sólo es productivo durante 2 horas y 53 minutos al día, ¿cuántas reuniones por semana podemos permitirnos realmente? ¿Y cómo verificamos el número analíticamente para poder determinar si son demasiados?

Una buena manera de saber cómo se siente su equipo acerca de la cantidad de reuniones que tienen es mediante la realización de una encuesta, ¡como la que hicimos a continuación!

También puedes consultar con tu equipo cosas como:

• El tiempo que dedican diariamente a las reuniones.
• Tareas que actualmente están retrasadas debido al tiempo dedicado a las reuniones
• Prioridades y nivel de concentración
• Efectividad de las reuniones para propósitos específicos (una lista)

Puede ajustar una lista de verificación de preguntas para el equipo específico, asegurándose de dejar espacio para el pensamiento crítico. Pero, sobre todo, considere si un software de colaboración con actualizaciones en tiempo real sobre proyectos y tareas sería el alivio que su equipo necesita de las demasiadas reuniones que están teniendo.

Reunión versus correo electrónico: ¿cómo se decide?

Sucede todo el tiempo: estás sentado allí, en una larga reunión que consume tu tiempo (y a veces tus células cerebrales) y piensas que debería haber sido un correo electrónico. Claro, las reuniones tienen como propósito la discusión, plantear preguntas e inquietudes, realizar una lluvia de ideas o presentar algo nuevo al equipo. Sin embargo, es vital reconocer cuándo es necesario dejar de arrastrar a los compañeros de equipo a reuniones que deberían haber sido un correo electrónico.

Entonces, ¿cómo decides? Aquí hay cinco reglas simples que puede seguir.

Identificar el propósito

Antes de convocar la reunión, pregúntate si su finalidad es simplemente informativa. Si simplemente necesita compartir algo con las personas en cuestión, puede hacerlo en un correo electrónico y guardar la reunión para un momento en el que todos ya sepan lo suficiente como para tener una discusión.

Tono

Si un tema en cuestión es más general, eso permite compartirlo en un correo electrónico. En una reunión puedes elegir el tono y transmitir mejor las emociones, especialmente cuando se trata de temas dolorosos. Si envías un correo electrónico, a veces las cosas se pierden en la traducción, se pierde la intención positiva y el tono no se puede transmitir correctamente, lo que podría dar lugar a malentendidos. Por lo tanto, mantenga las cosas más generales por correo electrónico y ahorre tiempo de reunión para los momentos en que necesite que la gente realmente lo entienda.

Matices

A veces los correos electrónicos se leen rápidamente, especialmente si recibes muchos a diario. Si está explicando demasiado en un correo electrónico y está a punto de escribir el punto número 14, probablemente debería convertirlo en una reunión y utilizar los puntos como agenda. Determine la complejidad para determinar si debe utilizar una reunión o un correo electrónico.

Comentario

Si su reunión tiene como objetivo recibir comentarios sobre una tarea o un proyecto, asegúrese de esto: recibirá una respuesta mucho más pensada de sus colegas si elige un correo electrónico. De esa manera les das la libertad de revisar y responder de forma independiente, sin perder tiempo en una reunión solo para revisar algo.

Posibilidad de preguntas

Algunas reuniones son necesarias para que el equipo pueda hacer preguntas. Si prevé eso, debe organizar un horario de reunión para el tema en cuestión. Las preguntas se responden mejor en persona y eso podría ser una buena indicación sobre si es necesario considerar un tema para una reunión.

¿Cómo afecta la productividad el hecho de tener demasiadas reuniones?

Por lo tanto, las reuniones no son necesariamente algo malo: simplemente pueden llegar a serlo. La frustración llega cuando no hay equilibrio, la productividad se resiente y las personas en la reunión se sienten abrumadas (especialmente si no están seguras de por qué asisten). Las reuniones también pueden dar lugar a una sensación de microgestión cuando se utilizan como informes de estado de tareas pequeñas.

Estudios recientes muestran que el 67% de los trabajadores sienten que demasiadas reuniones les impiden hacer su mejor trabajo y afectan su productividad. Las empresas en su conjunto también se ven afectadas por esto: Wundamail revela en su investigación que las videoconferencias cuestan actualmente más de 1.250 dólares por empleado al mes en tiempo perdido.

Entonces, ¿cómo influyen demasiadas reuniones en la productividad?

Impacto en el enfoque

Cuando las personas participan en demasiadas reuniones al día, sus tareas se atrasan no sólo por la pérdida de tiempo sino también por la interrupción del enfoque. La concentración se ve afectada y las personas se vuelven más lentas en sus tareas después de estar en discusiones en vivo (o incluso simplemente escuchando) durante un período prolongado.

Peligro de agotamiento

Asistir a demasiadas reuniones consume energía mental y emociones, lo que es un factor importante en el agotamiento de los empleados, especialmente cuando también tienen muchas otras tareas.

Baja participación

Un nuevo estudio muestra que demasiadas reuniones conducen a un bajo nivel de participación de los empleados en la empresa. Son una parte importante del trabajo organizacional en cualquier negocio, sin embargo, exagerar en el número de reuniones aumenta la posibilidad de una pérdida de motivación interna, baja optimización del tiempo y pérdida de sensación de satisfacción.

Consejos para reducir las reuniones

Si al leer este artículo te has dado cuenta de que necesitas reducir las reuniones para ahorrar una gran parte de tu productividad, la buena noticia es que hay una manera de hacerlo. A continuación se ofrecen algunos consejos y trucos que le ayudarán a reducir el número de reuniones.

Bloquear tiempo en el día

No importa si eres gerente o no: todos los días tienes tareas que requieren tiempo y, sobre todo, concentración. No tenga miedo de reservar tiempo cuando no esté disponible para las reuniones (cualquier reunión) a menos que surja algo urgente. Pueden ser tres horas al día, pero asegúrate de mantener tu tiempo bien organizado.

Crear una cultura de “día sin reuniones”

Muchas empresas no están implementando un “día sin reuniones” cada semana, generalmente a mitad de semana. Son los días en los que no se permiten reuniones y todo debe realizarse a través de apps de chat, correo, etc.

Crear un centro de información

La tecnología ofrece infinitas oportunidades para mantener a su equipo informado. Al tener un centro central para todas las agendas, tareas, proyectos, documentos, etc., y darle a su equipo acceso a ellos. Cuando todos pueden encontrar la información más actualizada sobre un proyecto y colaborar fácilmente con sus colegas, las reuniones se pueden omitir la mayor parte del tiempo.

Mantenga la colaboración siempre posible

A través de sistemas de gestión de tareas y aplicaciones de chat, puedes crear una cultura de colaboración continua y en vivo que nunca termina. Los equipos deben poder comunicarse y compartir archivos, trabajar juntos y mantenerse en contacto incluso sin videollamadas constantes y, afortunadamente, hoy eso es más fácil que nunca.

Cómo detener la locura de las reuniones: pruebe Slingshot

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