¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Cualquier empresa de cualquier tipo se enfrenta al desafío de gestionar numerosos proyectos, planes, tareas y personas. No es un trabajo fácil de hacer. Sin embargo, tener una solución que pueda ayudarte a mantener todo organizado mientras manejas varios proyectos es algo que no querrás perderte. Un software de gestión de proyectos mejora la planificación, la programación, la colaboración en equipo, la gestión del presupuesto y mucho más.

Esta publicación de blog tiene como objetivo familiarizarlo con qué es el software de gestión de proyectos, cuáles son los tipos y funciones del software de gestión de proyectos, sus ventajas y desventajas y, finalmente, qué considerar al elegir una solución de software de gestión de proyectos.

Entonces, ¿qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un software que las empresas utilizan para la planificación de proyectos, la programación de la asignación de recursos, la ejecución, el seguimiento y la colaboración y la entrega de software y proyectos web. Permite a los gerentes de proyectos (PM), partes interesadas y usuarios mantener las tareas encaminadas, cumplir con los plazos y mantenerse dentro del presupuesto. Es una gran solución para pequeños equipos de startups, equipos de grandes organizaciones, así como para múltiples equipos diferentes que trabajan para completar el mismo proyecto.

Con una solución de gestión de proyectos implementada, todos los miembros del equipo pueden acceder al mismo lugar central para obtener información y documentación, y monitorear el estado de la tarea. Ayuda a que la ejecución de numerosos proyectos, el análisis del desempeño del equipo y el seguimiento del progreso de cualquier miembro individual del equipo, así como el proyecto, sean pan comido.

Normalmente, la página de inicio del software de gestión de proyectos representa un panel que brinda a los usuarios acceso a todas las funciones y características del software. Desde ese panel, los usuarios pueden crear nuevas tareas y proyectos, administrar los existentes y ver sus notificaciones. Las soluciones modernas de software de gestión de proyectos también tienen chats integrados que hacen que la colaboración entre los miembros del equipo sea más fácil y directa.

Prueba Slingshot

Tipos de software de gestión de proyectos

Hay algunos tipos de software de gestión de proyectos disponibles para directores de proyectos. Se diferencian principalmente por la ubicación de instalación de la aplicación y el uso de la misma.

En la premisa – Estas soluciones de software de gestión de proyectos se instalan localmente en el servidor de su empresa, que está ubicado en el centro de datos y es mantenido por el equipo de TI. El acceso al software está restringido a dispositivos conectados a su servidor local.

Basado en la nube: las soluciones más populares están basadas en la nube, lo que significa que los proveedores de servicios de aplicaciones las ofrecen en forma de SaaS (software como servicio). Todos pueden acceder al software de gestión de proyectos en cualquier momento y desde cualquier lugar, normalmente a través de un navegador web. Este tipo de solución de software también puede incluir algunas opciones locales que también tienen versiones basadas en web.

Individual – Soluciones sencillas y directas basadas en web que normalmente están diseñadas para aquellos PM que no necesitan muchas funciones, trabajan en una pequeña cantidad de proyectos, o solo en uno, o simplemente están probando y probando antes de comprar una solución completa.

API abierta: proporcione a los usuarios finales la capacidad de agregar soluciones de software de gestión de proyectos a aplicaciones de otro tipo ya existentes.

Funciones del software de gestión de proyectos

No todo el software de gestión de proyectos es igual. Las diferentes soluciones varían en capacidades, pero normalmente la mayoría tiene algunas cosas en común. Estas son algunas de las características esenciales que ofrecen los proveedores de software de gestión de proyectos y que usted debe tener en cuenta al elegir una solución para las necesidades de su proyecto:

Planificación de proyectos: tome proyectos de ideas a historias de éxito. Mapear fácilmente las tareas del proyecto y describir visualmente las interacciones de la tarea.

Gestión de tareas: todo lo que se necesita para gestionar una tarea a lo largo de su ciclo de vida, desde la planificación hasta la ejecución. Establezca plazos, dependencias y prioridades, y asegúrese de que el proyecto se mantenga encaminado y se complete a tiempo.

Proyectos padre-hijo: proyectos grandes (padres) a los que pertenecen los proyectos más pequeños (hijos). Facilite el seguimiento del estado de los proyectos.

Capacidad para asignar roles: diseñe una cultura de propiedad mediante la creación de un entorno de trabajo transparente donde todo sea visible para todos, incluido quién está trabajando en qué en cada proyecto.

Colaboración: la capacidad de comunicarse dentro de la aplicación y colaborar en tareas y proyectos individuales compartiendo comentarios, opiniones e ideas, todo mientras se mantiene un registro histórico de las discusiones.

Documentoyintercambio de archivos: comparta y trabaje en documentos juntos integrando fácilmente aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en la aplicación. Mantenga documentos perfectamente organizados en un solo lugar y haga que sean fácilmente accesibles para todos.

Paneles de KPI: la forma más rápida de realizar un seguimiento del rendimiento del proyecto es crear un panel de KPI del proyecto que siempre muestre información clave en tiempo real.

Ventajas y desventajas del software de gestión de proyectos

El propósito principal del software de gestión de proyectos es ayudar a los gerentes de proyectos a lo largo de las diferentes etapas del proyecto, y viene con muchos beneficios que simplifican y mejoran su proceso general de gestión de proyectos. Sin embargo, el software de gestión de proyectos también tiene sus desventajas.

Estos son los principales beneficios de utilizar software de gestión de proyectos, así como las desventajas que podría tener:

Ventajas

Planificación de proyectos sin esfuerzo

El proceso de planificación de un proyecto requiere tiempo y esfuerzo y muchas organizaciones tienden a no hacer esto correctamente y aquí es donde generalmente comienza la caída de un proyecto. El software de gestión de proyectos hace que la creación de un plan de proyecto se sienta como una caminata en el parque. Ayuda al gerente del proyecto a dividir el proyecto en tareas e hitos y brinda a todos dentro del equipo las herramientas para hacer su trabajo de manera más eficiente desde el principio hasta el final del proyecto.

Mejor trabajo en equipo

El éxito de cada proyecto depende del desempeño del equipo que trabaja en él y para que los equipos produzcan resultados extraordinarios, la comunicación y la colaboración son de vital importancia.

Con la ayuda del software de gestión de proyectos, todo su equipo puede colaborar fácilmente en proyectos en tiempo real creando debates, realizando lluvias de ideas sobre diversos temas, comunicándose sobre tareas y compartiendo comentarios e ideas a nivel de proyecto, así como chateando instantáneamente dentro de la aplicación.

Según Capterra, el 63% de las empresas utilizan software de gestión de proyectos para sus funciones de colaboración.

Trabajo remoto en su máxima expresión

El software de gestión de proyectos hace que el trabajo remoto sea mucho más sencillo y fácil gracias a todas las funciones de gestión de tareas, intercambio de archivos, colaboración y comunicación que ofrece. Todos los recursos necesarios están disponibles al alcance del equipo y los gerentes de proyecto pueden verificar el estado de las tareas con unos pocos clics.

Es probable que la forma remota de trabajar se convierta en la nueva forma normal de trabajar en un futuro próximo y la solución de gestión de proyectos es una parte integral de ella.

Todo en un mismo lugar

¿Estás cansado de cambiar entre aplicaciones de gestión de tareas, aplicaciones de colaboración y numerosos canales de chat? El software de gestión de proyectos combina todos los activos y herramientas de tu proyecto en un solo lugar. Olvídate de deambular por aplicaciones buscando documentos, mensajes, tareas o detalles de proyectos, etc., y ten todo lo que necesitas para hacer tu trabajo perfectamente organizado en un solo lugar.

Accede en cualquier momento y en cualquier lugar

Uno de los principales beneficios del software de gestión de proyectos es que casi todas las soluciones del mercado tienen una aplicación móvil y puedes acceder fácilmente a tu panel, proyectos y tareas en cualquier momento y lugar. Puedes hacerlo en el horario laboral habitual, los fines de semana, cuando estés en casa, cuando estés de vacaciones, siempre.

Desventajas

Si bien el software de gestión de proyectos está destinado a ayudar a los gerentes y equipos de proyectos a optimizar sus procesos, como muchas otras aplicaciones, aprender este tipo de software puede llevar tiempo. Los PM deben aprender a utilizar las principales funcionalidades de la aplicación y asegurarse de que su equipo también aprenda a utilizarlas de forma eficaz para realizar su trabajo. A todos les llevará algún tiempo acostumbrarse al nuevo software. Y si bien esto no es necesariamente una desventaja porque cada aplicación nueva requiere algo de tiempo de aprendizaje, independientemente de cuán intuitiva y fácil de usar sea, esto depende completamente del software que vayas a elegir. Algunos software de gestión de proyectos son muy complejos y, en lugar de acelerar y simplificar sus proyectos, pueden hacer exactamente lo contrario.

Debe considerar y determinar cuidadosamente qué solución de gestión de proyectos funcionará mejor para los proyectos de su organización, de modo que no gaste dinero y tiempo sin sentido en herramientas que no entregarán los resultados deseados.

Cómo elegir un software de gestión de proyectos

Elegir el mejor software de gestión de proyectos para sus necesidades es un viaje continuo de prueba y error. Pero con el enfoque correcto y los requisitos específicos, no tiene por qué ser tan abrumador. Para empezar, primero debes definir qué funciones necesitas para gestionar tus proyectos.

Explorar todas las soluciones disponibles en el mercado requiere mucho tiempo y muchas pruebas, ya que existen cientos de herramientas. Entonces, ¿cómo eliges el que mejor funcione para ti? Intentar encontrar la herramienta adecuada a tus necesidades sin orientación es una pérdida de tiempo. Hemos recopilado algunos de los puntos más importantes que debes tener en cuenta al elegir un software de gestión de proyectos:

Facilidad de uso

Si no elige una solución que sea fácil de usar para su equipo, después de comprarla, lo más probable es que descubra que es el único que la utiliza. Asegúrate de elegir un software intuitivo y fácil de usar que no lleve meses aprender. Un buen software de gestión de proyectos debe ser sencillo y directo, y no debería llevar más de unos días acostumbrarse a él.

Integración con otras herramientas

Al considerar las diferentes opciones, preste atención a la integración. Cuando quieras organizar y gestionar todos tus proyectos desde un solo lugar, tendrás que poder almacenar en él todos tus documentos, archivos, recursos, etc. Con el software de gestión de proyectos, los equipos deberían poder acceder a todos estas cosas desde dentro de la aplicación. Esto aumenta la productividad al reducir el tiempo de cambio entre varias aplicaciones.

Y no asuma simplemente que si hay herramientas integradas en el software que podrían funcionar para usted, busque específicamente las herramientas que su equipo ya está usando, ya sea Dropbox, Google Drive o OneDrive, por ejemplo.

Aplicación móvil nativa

También debería estar disponible una aplicación móvil nativa. La forma remota de trabajar es la nueva norma y está creciendo rápidamente, por lo que tu solución de gestión de proyectos debería poder adaptarse a eso. Es imprescindible poder gestionar y realizar un seguimiento de sus tareas y proyectos, y colaborar con su equipo desde cualquier lugar, incluso mientras viaja.

Escalabilidad

Debe saber que el software de gestión de proyectos que elija puede mantenerse al día con sus necesidades cambiantes y su equipo en crecimiento, sin dejar de cubrir todos sus requisitos.

Calcular y justificar el costo

¿Puede ver ahorros a largo plazo en la solución que está considerando? En caso afirmativo, es genial y es posible que hayas encontrado tu software de gestión de proyectos, pero si no, sigue buscando opciones. Esta es una inversión, por lo que debes considerar no solo el precio que vas a pagar, sino si esta herramienta cambiará y mejorará el tiempo perdido, las oportunidades perdidas y los problemas causados por tu flujo de trabajo actual.

Obtenga comentarios de su equipo

Ellos son las personas que van a utilizar este software, por lo que su opinión y comentarios son muy importantes. Regístrese para pruebas gratuitas y luego pregúntele a su equipo si creen que la herramienta hizo que su flujo de trabajo fuera más eficiente, qué les gusta y qué no les gusta de ella, si faltan funciones de las que su equipo pueda beneficiarse y, en general, si están entusiasmados por trabajar con ella. esa solución.

Costo del software de gestión de proyectos

El precio es un factor importante a la hora de elegir su solución de gestión de proyectos. Algunos proveedores de software proporcionan información transparente sobre precios en su sitio web, mientras que otros ofrecen cotizaciones especializadas. El precio del software de gestión de proyectos varía mucho. Existen múltiples estructuras de precios que van desde el nivel básico gratuito hasta opciones premium de cientos y miles de dólares.

Estos son los factores más comunes que influyen en el coste del software de gestión de proyectos:

• Número de usuarios: algunos proveedores cobran por persona
• Funciones: algunos proveedores ofrecen funciones premium a un costo adicional
• Facturación – anual versus mensual, algunos proveedores pueden ofrecer descuentos si paga por un año en lugar de mensualmente

También debe tener en cuenta los costos adicionales de implementación, capacitación y soporte que podrían aplicarse o necesitarse.

Saluda a Slingshot

Slingshot viene listo para llevar la gestión de proyectos al siguiente nivel. Al mantener a todos informados, los equipos pueden estar al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no se ve afectada aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.

Slingshot simplifica la colaboración incorporando gestión moderna de archivos de equipos y proyectos, chat y análisis de datos, todo en una sola aplicación. Cuando puedes compartir fácilmente todos estos elementos en un solo lugar con los miembros del equipo y compartir proyectos con miembros externos del equipo, se restablece la calma. Con una productividad sólida, fluye desde el primer momento y está diseñado para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a superar los silos de colaboración, evita interrupciones en el trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

¿Estás listo para transformar la forma en que trabaja tu equipo? Pruébelo hoy y vea cómo Slingshot puede ayudar a sus equipos a obtener resultados extraordinarios que impulsen el crecimiento empresarial.