今すぐ使えるコンテンツ ストレージの 3 つのベスト プラクティス

世界中のどの企業にも、毎日コンテンツに依存しない部門はありません。

そして、今日のデジタル世界では、共有のために印刷されたドキュメントや USB に依存することはなくなりました。コンテンツ ストレージを使用すると、必要なコンテンツを好きな方法で使用でき、数秒でアクセスできます。

それでも、ファイルを共有したりアクセス権を付与したりする必要が常にあり、チームの全員が何かの最新ファイルを入手するまで絶え間なくやり取りを繰り返すのは、恐ろしいものになる可能性があります。全員がアクセスできるようにすることは非常に重要ですが、時間がかかる可能性があり、ファイル所有者が休暇中であるか組織を退職している可能性がある場合には非効率的であることが判明する可能性もあります。

では、この難題を回避するにはどうすればよいでしょうか?

ファイル、ドキュメント、またはクリエイティブ アセットが失われないようにするために、Slingshotでコンテンツを共有するときに従うべき 3 つのベスト プラクティスをお読みください。

コンテンツ ストレージの 3 つのベスト プラクティス

すべてのコンテンツを共有場所に保管する

たとえば、コンテンツ ファイルを作成し、それを電子メールやチャットで共有しているとき、最後に考えるのは、「でも、私が会社を辞めたら、チームはこのファイルにアクセスできるだろうか?」ということです。

したがって、これを回避する安全なコンテンツ共有の最初のステップは、あらゆる種類のファイルを共有するときにチーム用の明確なルールを確立することです。

SharePoint、Google Drive、DropBox (すべてSlingshotと統合) などの共有場所からコンテンツを固定し、部門外の関連チームメイトを含む部門内の全員にアクセスを許可するようにしてください。

フォルダーに適切な名前を付ける

誰でも簡単にできるようにしましょう。コンテンツを保存するフォルダーに複雑または抽象的な名前を付ける必要はありません。直感的かつ透明性を保つため、チーム メンバーはコンテンツを見つけて保存する場所を常に把握できます。フォルダー構造を単純化し、階層を深くしすぎないようにします。

コンテンツルールで例外を作らないでください

組織や部門が定めた「コンテンツ ルール」に 1 つの例外を設けると、コンテンツがあまりにも多くのクラウド プロバイダーに拡散する扉が開かれてしまいます。ファイルをローカルに保存し、すべてへのアクセスを提供しない場合も同様です。そうなると、混乱が生じ、最も必要なときにファイルが見つからなくなります。したがって、すべてをクリーンな状態に保ち、チームがベスト プラクティスに従うように強制します。

デジタル革命により、多くのチームはコンテンツがこれまで以上に自由かつ楽に共有できるようになったと実感しました。しかし、それに関するルールがなければ、プロジェクトの実行の遅れはもちろん、組織の混乱や時間のロスにつながる可能性があります。

Slingshotにコンテンツを保存する際のこれらのベスト プラクティスに従うことは、作業に常にアクセスできる状態を維持し、オールインワンのデジタル ワークプレイスでチームが成功するのに役立つ素晴らしい方法です。