自分のフローを見つける: IT 生産性のヒントと戦略

IT 生産性の向上には、次のような重要な要素がいくつかあります。
 

• 適切なツールとテクノロジーの使用
• 効果的なコミュニケーションとコラボレーション
• 明確な目標と目的

• 継続的な学習と改善を促進する企業文化。

この記事では、これらの要因をさらに詳しく調査し、組織が関連する指標を追跡し、生産性ツールを使用して IT 部門が最大限の効率で業務を遂行できるようにする方法について説明します。

生産性とは何か、なぜそれが重要なのか 

生産性は、入力を有用な出力に変換する際の個人またはチームの効率の尺度です。これは、割り当てられたリソース数でどれだけの量を生産できるかを決定するビジネス要因です。したがって、生産性が高いということは、同じ量の投入でより多くのものが生産できることを意味し、コストの削減と競争力の向上につながる可能性があります。
 

効率的で生産性が向上することで、顧客満足度と収益性も向上します。それは見返りとして、チームの士気にもプラスの影響を与えるでしょう。

 
しかし、それだけではありません。優れた生産性が重要であるその他の理由は次のとおりです。
 

• 生産性の核心は、目標を達成するために時間とリソースを賢く使うことです。それは物事を成し遂げるための超能力のようなものです。通常の半分の時間でプロジェクトを完了できることを想像してみてください。時間の節約について話してください。
• 生産性の向上は時間管理スキルの向上につながり、好きなこと（YouTube で猫の動画を見るなど）をするための自由時間が増えることを意味します。これは私たちの考えでは双方にとって有利な関係です。
• もっと大きなスケールで見ると、生産性は経済にとって重要です。企業の生産性が向上すると、顧客により多くの価値を生み出し、市場での競争力を高めることができます。これは雇用の増加と全体的な繁栄につながる可能性があります。つまり、ある意味、生産性は経済の窮地を救うスーパーヒーローのようなものなのです。
• 生産性を高めることは、キャリアの中で目立つことにもつながります。雇用主は、物事を効率的かつ効果的に遂行できる従業員を見るのを好みます。オフィスで物事を成し遂げる頼りになる人物になることを想像してみてください。あなたも職場のバットマンのようになるでしょう！

では、チーム内 (そして自分自身) で生産性の高いスーパーヒーローを発揮するにはどうすればよいでしょうか?

IT の生産性と効率を向上させるための重要な要素

今すぐ、生産性と IT チームの作業効率を向上させるために何ができるかについて、本当の意味で話し合う時間です。

IT の生産性と効率の向上は、以下によって実現します。
 

• プロセスの合理化: 反復的なタスクとプロセスを特定して合理化すると、それらを完了するために必要な時間と労力を削減できます。
• 自動化: 自動化ツールとテクノロジーを使用すると、手動タスクの必要性が減り、IT スタッフがより複雑で戦略的なプロジェクトに集中できるようになります。
• コラボレーション: IT チーム内および他の部門との効果的かつ継続的なコラボレーションとコミュニケーションを促進することは、効率と生産性の向上に役立ちます。

• 柔軟性: IT スタッフが柔軟な時間勤務やリモート勤務を許可すると、ワークライフ バランスが改善され、生産性が向上します。
• 明確な目標と目的: IT スタッフに明確な目標、期待される成果、計画、概要、および仕事を会社の目標に合わせるために必要なすべての情報を提供します。
• 適切な IT 生産性向上ツールの使用: IT チームが常に集中できるようにするには、日々のコミュニケーション、データ、ファイルをすべて保管できる 1 つのデジタル ワークプレイスを見つけて、アプリを切り替えることなく簡単に作業できるようにします。このようなツールは、社内のすべての部門だけでなく、このアプリで並行して作業できる外部パートナー、意思決定者、クライアントの間の貴重な連携も提供します。
• データの使用: データを利用して洞察とアクションを推進することで、生産性の向上をより迅速に達成することもできます。データを使用して意思決定を行うと、やり直し作業や質問に対する答えを見つけるのに費やす時間を回避できます。

追跡する IT 効率の指標 

はっきり言っておきますが、データは生産性の大きな部分を占めており、IT チームは主要な IT 効率指標に大きく依存して、一貫して追跡、表示、共有、議論する必要があります。そうすることで、どこまで進んでいるのか、どこに進む必要があるのか を確認できます。ペダルを少し踏みます。

IT 運用の生産性と有効性を測定するために追跡する必要がある主要な指標の一部を以下に示します。

• タスクの完了までの時間:このメトリックは、タスクまたはプロジェクトの完了にかかる時間を測定します。これは、プロセスのボトルネックや非効率性を特定するのに役立ちます。

• 使用率:この指標は、IT スタッフがタスクまたはプロジェクトに積極的に取り組んでいる時間の割合を測定します。稼働率が低い場合は、スタッフが有効に活用されていないことを示している可能性があります。

• 初回通話の解決率:この指標は、最初の試行で解決されたサポート コールの割合を測定します。最初の問い合わせによる解決率が高いということは、IT スタッフが効果的にトラブルシューティングを行い、問題を解決できることを示している可能性があります。

• 平均修復時間:この指標は、問題の修復にかかる平均時間を測定します。平均修復時間が短いということは、IT スタッフが効果的にトラブルシューティングを行い、問題を迅速に解決できることを示している可能性があります。

• プロジェクト完了率:この指標は、予定どおりに予算内で完了した IT プロジェクトの割合を測定します。たとえば、プロジェクト完了率が高いということは、IT スタッフが効果的にプロジェクトを計画し、実行できることを示している可能性があります。

• 顧客満足度:この指標は、ユーザーまたは顧客が受けた IT サービスまたはサポートに対する満足度を測定します。顧客満足度が高いということは、IT スタッフが高品質のサービスを提供していることを示している可能性があります。

• 長期にわたるサービスの可用性とシステム パフォーマンス (CPU/メモリ/ディスク):これらは、ユーザー エクスペリエンスとシステムが意図した機能を実行する能力に直接影響するため、追跡することが重要です。サービスが利用できない場合、ユーザーはそのサービスにアクセスできなくなり、フラストレーションや生産性の低下につながる可能性があります。

• クラウド コストのグラフ化 :この指標により、IT プロフェッショナルは組織のクラウド リソースへの支出を追跡し、理解することができます。これはクラウドでは特に重要です。クラウドでは、使用されるリソースの種類と量、リソースの使用期間、交渉された特定の料金プランや割引など、さまざまな要因によってコストが大幅に変動する可能性があります。クラウド コストを長期にわたってグラフ化することで、IT プロフェッショナルは組織の支出の傾向とパターンを特定でき、クラウド リソースの使用を最適化してコストを削減する方法について情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。

IT データがあなたの友人であることがわかったので、次は、IT データを他のデジタル エコシステム (コラボレーション、主要ファイル、プロジェクト) と統合して生産性を向上させる方法を見てみましょう。

IT 生産性向上ツールに求められるもの

チームの業務を楽にし、成果を向上させる IT 生産性ツールを選択することは重要です。それを最もよく実現するには、次の 1 つの質問に答えることが最も効果的です。IT 生産性向上ツールに何を求めるべきですか?

生産性をより迅速に向上させるために、IT 生産性ツールに求めるべき重要な機能がいくつかあります。

• 使いやすさ:チームにとって使いやすく、立ち上げて実行するために広範なトレーニングやサポートを必要としないツールを選択してください。

• 強力なコラボレーション機能: IT チームのツールを使用すると、チーム メンバーだけでなく、他の部門、外部の協力者、パートナー、クライアントが、どこにいても簡単にコラボレーションし、コミュニケーションできるようにする必要があります。

• データ分析:すでに述べたように、データは生産性を高めるために存在します。 S さん、すべてのストーリーを 1 つのビューで確認できる美しいダッシュボードでデータを使用することよりも簡単なことはありますか?

• ファイル: 重要なドキュメントと最新のファイルをクラウド プロバイダーから固定するか、アプリにアップロードして、すべてを 1 か所に保管します。

• 統合:このツールは、プロジェクト管理ソフトウェアや顧客関係管理システムなど、チームが使用する他のツールやシステムと統合する必要があります。

• セキュリティ:ツールには、機密データを保護し、不正アクセスを防ぐための堅牢なセキュリティ対策が講じられている必要があります。

そして最も重要なことは、ツールからツールへと飛び回って時間を無駄にしないために、選択したソリューションには上記のすべての機能が 1 つのアプリに含まれている必要があります。労働者が困難ではなく賢くなるということは、重要なことに時間を費やすことを意味します。

Slingshotデータ分析、プロジェクト管理、ファイル管理、チームチャットを統合し、すべてのITチームにシームレスなワークフローを実現するオールインワンのデジタルワークプレイスです。ワークスペースを作成してチーム、プロジェクト、部門を編成し、各ワークスペース内でディスカッション、主要ファイル、データ分析、プロジェクト、情報管理にアクセスできます。

さらに、Slingshot のデータ駆動型機能を使用すると、複数のソースからレポートを取得し、キャンペーンやプロジェクトの進捗状況を追跡するための包括的なダッシュボードを作成できます。これらのダッシュボードは数回クリックするだけで簡単に作成でき、チームと共有したり、すべての組織データに簡単にアクセスできるデータ カタログに追加したりできます。 IT チームは、これらのダッシュボードを使用して主要なパフォーマンス指標を追跡し、洞察をすぐにアクションに変えることもできます。

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