会議が多すぎませんか?停止方法は次のとおりです

一方、調査によると、従業員の 67% が、会議に費やす時間が仕事中の生産性の妨げになっていると不満を抱いています。

したがって、生産性が損なわれないようにするには、チームの会議時間を短縮することが不可欠です。

ここではその方法を説明します。

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会議が多すぎる理由

会議は避けられませんが、カレンダーを確認して会議が多すぎることが判明した場合は、それには理由があるはずです。週あたりの会議の数をやりすぎる傾向があるチームは、通常、次のようないくつかの間違いを犯します。

議題がない

会議の主な目的の 1 つは、プロジェクトや行動方針などの計画を立てることです。ただし、すべての会議には事前に議題と話し合う内容のリストがあり、それが事前にチームと共有されている必要があります。議題なしで会議に参加するということは、最も重要なことを取り上げないという扉を開いたままにし、同じ目的で 2 回目の会議を開催しなければならないことを意味します。

カテゴリなし

奇妙なことに、それでもこのようなことは起こります。多くの会議は「ブレーンストーミング」または「進捗状況」という広範な用語の下で行われますが、人々はそれがどのカテゴリーに分類されるのかまったく知りません。最も簡単なのは、次のような会議の主要なカテゴリの 1 つにそれを入れることです。

• 優先順位の設定
• フィードバックの収集
• 特定のタスクでのコラボレーション
• 意思決定・承認欲求

会議にカテゴリがない場合は、通常、その目的が不明瞭なままであることを意味し、参加者はさらなる議論、さらには会議の回数を増やすことで、何が必要かを明確にする必要があります。

コラボレーションなし

いかなる会議も講義になってはいけません。自分のチームを議論に参加させずに一方的な会話をするということは、この会議はそもそも開催されるべきではなかった可能性があることを意味します。チームメイトと建設的な議論に参加できない場合は、その会議を「プレゼンテーション」または「知識の共有」と名付け、頻度を上げすぎないように注意してください。

実行可能なポイントはありません

アイデアを共有する必要がある場合は、ぜひ共有してください。しかし、会議に実行可能な項目がない場合、全員が約束が果たされていないと感じてしまいます。招待した全員に対して、期限と明確な行動方針を定めて、行動のポイントを必ず準備してください。

適切なテクノロジーを使用していない

今日の世界では、全員がタスクの進捗状況を最新の状態に保てるようにすることで、チームが不必要な会議を避けるのに役立つコラボレーションおよび計画ツールがあります。これらのテクノロジーは、全員が何をしているかを確認するために常に話し合う必要がなく、チームがデジタル ワークスペースに参加できるようにすることでパフォーマンスを向上させます。このようなツールを組織全体で使用すると、チームの生産的な時間を実際に奪う多くの会議を削除できます。

多すぎる会議の数

レポートによると、会議は平均して 31 ～ 60 分続く傾向があります。そして最近の調査によると、職場での会議は現在、かつてないほど長く、より頻繁になっています。

では、平均的な労働者の生産性が 1 日あたり 2 時間 53 分しかないという事実を考慮すると、実際に週に何回の会議を行うことができるのでしょうか?また、その数が多すぎるかどうかを判断するには、どのようにしてその数を分析的に確認すればよいのでしょうか?

チームが会議の数についてどう感じているかを知る良い方法は、以下で行ったようなアンケートを実施することです。

次のようなことについてチームにチェックインすることもできます。

• 毎日の会議に費やす時間
• 会議に時間を費やしたために現在期限が過ぎているタスク
• 優先順位と集中力のレベル
• 特定の目的に対する会議の有効性 (リスト)

特定のチーム向けに質問のチェックリストを調整して、批判的思考の余地を確実に残すことができます。しかし、何よりも、プロジェクトやタスクに関するリアルタイムの更新を備えたコラボレーション ソフトウェアが、チームが多すぎる会議から解放される必要があるかどうかを検討してください。

会議とメール: どうやって決めるのですか

それはいつも起こります。あなたはそこに座って、時間（そして時には脳細胞）を奪われる長い会議に参加していて、それは電子メールであるべきだったと考えています。確かに、会議には、議論したり、質問や懸念を提起したり、ブレインストーミングを行ったり、チームに新しいことを提示したりするという目的があります。ただし、メールで行うべき会議にチームメイトを引き込むことから手を引く必要があるときを認識することが重要です。

それで、どうやって決めるのですか？ここでは、従うべき 5 つの簡単なルールを紹介します。

目的を特定する

会議を招集する前に、その目的が単なる情報提供であるかどうかを自問してください。問題の人々と単に何かを共有する必要がある場合は、電子メールで共有し、全員がディスカッションを行うのに十分な知識を持っているときまで会議を保存しておくこともできます。

トーン

問題のトピックがより一般的なものであれば、代わりに電子メールで共有することができます。会議では、特に痛みを伴う話題の場合、口調を選択して感情をよりよく伝えることができます。代わりにメールを送信すると、翻訳中に内容が失われ、積極的な意図が失われ、トーンが正しく伝わらないため、誤解が生じる可能性があります。したがって、より一般的なことは電子メールで保存し、実際に連絡してもらいたいときに会議の時間を節約してください。

ニュアンス

メールは、特に毎日大量に受信する場合、すぐに読まれることがあります。電子メールで説明しすぎていて、14 番目の箇条書きを書こうとしている場合は、代わりに会議に変更し、箇条書きを議題として使用する必要があります。複雑さを判断して、会議を使用するか電子メールを使用するかを決定します。

フィードバック

タスクやプロジェクトに関するフィードバックを得ることが会議の目的である場合は、次の点に注意してください。代わりに電子メールを選択すると、同僚からより思慮深い応答が得られます。そうすることで、何かを確認するためだけに会議の時間を無駄にすることなく、メンバーが自主的に確認して対応できる自由が得られます。

質問 可能性

チームが質問できるように、いくつかの会議が必要です。それが予想される場合は、当面の議題について会議の時間を設定する必要があります。質問には直接答えるのが最善であり、会議の議題を検討する必要があるかどうかを判断する良い指針になる可能性があります。

会議が多すぎると生産性にどう影響するか

したがって、会議は必ずしも悪いことではありません。会議がひとつになる可能性はあります。バランスが取れていないとイライラが生じ、生産性が低下し、会議の参加者が圧倒されていると感じます (特に、なぜ参加するのかわからない場合)。会議を小さなタスクの状況報告として使用すると、細かく管理されていると感じる可能性もあります。

最近の調査によると、労働者の 67% が、会議が多すぎると最高の仕事ができず、生産性に影響を与えていると感じています。企業全体もこの問題に苦しんでいます。Wundamail の調査では、ビデオ会議には現在、従業員 1 人あたり月に 1,250 ドル以上の時間の無駄がかかっていることが明らかになりました。

では、会議が多すぎると生産性にどのような影響があるのでしょうか?

フォーカスへの影響

1 日に参加する会議が多すぎると、時間が無駄になるだけでなく、集中力が中断されるため、タスクが滞ってしまいます。長時間ライブでディスカッションをしたり、あるいはただ聞いているだけだったりすると、集中力が低下し、仕事のスピードが遅くなります。

燃え尽き症候群の危険性

会議に出席しすぎると精神的なエネルギーと感情が消耗され、特に他の仕事も抱えている場合には、従業員の燃え尽き症候群の大きな要因となります。

関与が低い

新しい調査によると、会議が多すぎると従業員の会社への関与が低下することがわかりました。会議はどのようなビジネスにおいても組織作業の重要な部分ですが、会議の数が多すぎると、社内のモチベーションが低下し、時間の最適化が低下し、満足感が失われる可能性が高くなります。

会議の時間を減らすためのヒント

この記事を読んで、生産性の大部分を節約するには会議を減らす必要があることに気付いたなら、朗報です。それを実現する方法があります。ここでは、会議の回数を減らすためのヒントとテクニックをいくつか紹介します。

一日のブロックタイム

あなたがマネージャーであるかどうかは関係ありません。時間と何よりも集中力を必要とするタスクが毎日あります。緊急の用事がない限り、会議に参加できないときは、どんな会議であっても、時間をブロックすることを恐れないでください。 1日3時間でも構いませんが、時間をしっかりと計画してください。

「ノーミーティングデー」の文化を作る

多くの企業は毎週、通常は週の半ばに「ノーミーティングデー」を実施していません。会議は禁止され、すべてチャットアプリやメールなどで行わなければならない時代です。

情報のハブを作成する

テクノロジーは、チームに常に最新情報を提供する機会を無限に提供します。すべての議題、タスク、プロジェクト、ドキュメントなどの中央ハブを用意し、チームがそれらにアクセスできるようにします。誰もがプロジェクトに関する最新情報を見つけて同僚と簡単に共同作業できるようになると、ほとんどの場合、会議を省略できます。

コラボレーションを常に可能に保つ

タスク管理システムとチャット アプリを通じて、終わりのない継続的なライブ コラボレーションの文化を築くことができます。チームは、ビデオ通話を頻繁に行わなくても、コミュニケーションとファイルの共有、共同作業、連絡を取り合うことができる必要がありますが、ありがたいことに、今日ではそれがかつてないほど簡単になりました。

会議の狂気を止める方法: Slingshot試してみる

前に述べたように、会議の熱狂に対する答えはテクノロジーにあります。Slingshotは

• これはプロジェクト管理ソフトウェアであり、チームの計画ツールであり、所有権、タスクの分割、進捗状況や問題の追跡を支援します。

  

• チャット オプションは常にコンテキスト内 (すべてのタスク、ダッシュボード、ワークスペースなど) にあるため、洞察が失われることはありません
• 社内および社外の寄稿者からのディスカッションやフィードバックを簡単に受け取ることができます
• データは常にそこにあり、美しい視覚化でストーリーを伝え、簡単に共有できるため、意思決定者はデータに基づいて措置を講じることができます。

Slingshotでは、チーム、プロジェクト、さらには部門をワークスペース内で分離できます。

これは、チームが必要なすべてのコンテンツをまとめるために必要な唯一のハブでもあります。Google Drive、OneDrive、Sharepoint、Box、DropBox (リスト全体を確認してください) などのクラウド ストレージから、ドラッグ アンド ドロップ、アップロード、ピン留めが可能です。リンク。