올인원 협업 소프트웨어란 무엇이며 왜 사용해야 합니까?

오늘날 디지털 시대에 협업은 모든 비즈니스의 필수 요소입니다.

원격 근무가 점점 보편화됨에 따라 기업에는 한 곳에서 의사소통, 협업, 파일 공유, 작업 관리, 프로젝트 추적을 위한 효율적인 방법이 필요합니다.

이것이 올인원 협업 소프트웨어가 등장하는 곳입니다.

올인원 협업 소프트웨어는 여러 커뮤니케이션 및 협업 기능을 하나의 플랫폼에 통합하여 팀이 더 쉽게 협력할 수 있도록 해줍니다.

이 블로그 게시물에서는 올인원 협업 소프트웨어가 무엇인지, 이것이 귀하의 비즈니스에 어떤 이점을 줄 수 있는지, 그리고 왜 사용을 고려해야 하는지 살펴보겠습니다.

올인원 협업 소프트웨어란 무엇입니까?

기존 협업 소프트웨어의 역사는 기업이 IT 부서를 구성하기 시작하고 업무 수행에 필요한 모든 기능을 확보하기 위해 다양한 공급업체의 제품을 하나로 통합해야 했던 30여 년 전부터 시작되었습니다. 당시 협업 소프트웨어는 작업 관리, 데이터, 채팅 등 팀의 단일 사용 사례를 위한 단일 솔루션이었습니다.

기술적으로 진보된 현재에 이르러 포인트 솔루션이라고 불리는 이러한 유형의 협업 소프트웨어는 여전히 존재하지만 오랫동안 올인원 협업 솔루션보다 성능이 뛰어났습니다.

올인원 협업 소프트웨어는 팀이 문서, 파일 및 기타 유형의 데이터를 공유, 관리하고 장소와 장치에 관계없이 프로젝트와 작업을 함께 수행할 수 있도록 하여 팀의 생산성을 높이고 보다 효율적으로 작업할 수 있도록 설계되었습니다. .

올인원 협업 소프트웨어의 이점

협업 소프트웨어에는 많은 이점이 있습니다. 아마도 가장 중요한 것은 동일한 사무실, 동일한 국가 또는 동일한 시간대에서 일할 필요가 없는 팀 간의 생산성을 향상시킬 수 있는 기회일 것입니다.

올인원 협업 소프트웨어의 다른 이점과 이것이 생산적인 팀워크로 이어지는 방법은 다음과 같습니다.

향상된 의사소통

의사소통이 팀워크의 핵심이라고 말합니다.

직접 소통하고 협업하는 것은 훌륭하지만 이것이 불가능할 때 올인원 협업 소프트웨어와 같은 온라인 도구는 대화, 피드백, 아이디어의 흐름을 유지하는 데 도움이 됩니다. 효율적인 의사소통은 생산성을 높일 뿐만 아니라 문제를 더 빠르게 예방하고 해결하는 데도 도움이 됩니다.

향상된 프로젝트 관리

하나의 프로젝트를 관리하는 것은 간단한 작업일 수 있지만 동시에 수십 개의 프로젝트를 관리하는 것은 어떻습니까? 협업 도구의 도움 없이 이벤트나 프로젝트를 조직하고 조정하는 데 혼란을 겪지 않으려면 어떻게 해야 합니까?

다행히도 그것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 올인원 협업 소프트웨어는 프로젝트나 개별 작업을 지연시킬 수 있는 실수와 혼란을 방지하기 위해 모든 것이 순조롭게 진행되도록 보장합니다.

더 나은 조직

작업 관리, 커뮤니케이션 및 파일 저장을위한 다양한 도구를 사용할 때, 수행 한 작업,하지 않은 일, 누가 말한지, 어떤 작업을 언급했는지 추적하는 것이 쉽습니다. 모든 것이 엉망입니다. 그러나 프로젝트와 작업의 모든 측면을 구성하는 것이 복잡 할 필요는 없습니다. All-In-One Collaboration Software는 공개 커뮤니케이션 및 이벤트의 공개 커뮤니케이션 및 조정을 통해 팀의 워크 플로우에서 침착하고 조직을 만드는 데 도움이됩니다.

데이터 기반 의사결정

데이터 분석 솔루션의 강력한 기능을 사용하면 팀은 더 이상 데이터 소스를 찾기 위해 스프레드시트를 분석하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 대신에 수집된 통찰력에 집중하고 회사에 접근하는 데 도움이 되는 사실을 기반으로 선택하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 목표와 목적이 더 빨라집니다. 다른 모든 생산성 도구와 함께 한 곳에서 이러한 정보를 사용할 수 있게 되면 데이터 기반 의사 결정 프로세스가 즉각적으로 간편해지고 효율성이 높아집니다.

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올인원 협업 소프트웨어 주요 기능

모든 협업 소프트웨어는 다르지만 대부분의 도구에는 다음 기능이 포함됩니다(또는 포함해야 합니다).

프로젝트 관리– 계획 및 일정 수립부터 리소스 할당 및 실행까지 프로젝트의 모든 측면을 구성합니다.

작업 관리– 계획부터 실행까지 수명 주기 동안 작업을 관리하는 데 필요한 모든 것입니다. 마감일, 종속성, 우선순위를 설정하고 프로젝트가 순조롭게 진행되고 제 시간에 완료되도록 합니다.

문서 관리– 문서 관리 기능은 모든 올인원 협업 소프트웨어에 중요합니다. 이를 통해 사용자는 타사 클라우드 스토리지 앱을 플랫폼에 쉽게 통합하여 문서를 함께 공유하고 작업할 수 있습니다. 또한 이 기능은 문서를 한 곳에 깔끔하게 정리하여 모든 사람이 언제든지 쉽게 액세스할 수 있도록 도와줍니다.

부서 간 협업– 조직 내의 모든 사람(마케팅, 영업, HR, 물류, 개발자, 지원 등)이 함께 모여 목표나 프로젝트를 수행하는 단일 장소입니다.

내부 메시징– 이는 커뮤니케이션을 체계적으로 유지하고 주제에 맞게 유지하는 데 도움이 되는 필수 기능입니다. 모든 사람이 언제든지 참조할 수 있는 토론 기록을 유지하면서 앱 내에서 소통하고 개별 작업 및 프로젝트에 대해 공동 작업하여 의견, 피드백 및 아이디어를 공유할 수 있는 기능입니다. 대부분의 올인원 협업 도구는 사용자에게 작업 및 프로젝트 수준에 대해 의견을 제시하고 추가 지원 작업 및 프로젝트를 위해 파일을 첨부할 수 있는 기능도 제공합니다.

데이터 분석– 이 기능은 흔하지는 않지만 비즈니스의 건전성에 매우 유익합니다. 실시간 데이터에 액세스함으로써 사용자는 직감이 아닌 주요 데이터 통찰력으로 뒷받침되는 더 나은 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 요즘 데이터 분석은 모든 기업의 필수 요소입니다. 스타트업도 이를 무시해서는 안 됩니다. 데이터는 스타트업 회사가 훨씬 빠르게 성장하는 데 도움이 될 수 있습니다.

알림– 작업, 멘션, 토론 등에 대한 모든 최근 수정 사항을 최신 상태로 유지합니다.

통합 기회– 올인원 협업 소프트웨어를 사용하면 사용자는 모든 유형의 문서, 파일 및 리소스에 액세스할 수 있어야 하며 그 중 일부는 타사 애플리케이션에 저장되어 있습니다. 따라서 선택한 올인원 협업 소프트웨어 솔루션이 Dropbox, Google Drive 등과 같은 도구와 강력한 통합 기회를 제공하는 것이 중요합니다.

직관적인 인터페이스– 좋은 올인원 협업 소프트웨어는 직관적이고 사용자 친화적이어야 하며 익숙해지는 데 며칠 이상 걸리지 않아야 합니다. 이러한 종류의 도구의 목적은 작업 프로세스를 단순화하고 보다 효율적으로 만드는 것입니다. 따라서 모든 협업 소프트웨어의 가장 중요한 기능 중 하나는 간단하고 간단하다는 것입니다.

모바일 친화적인 디자인– 올인원 협업 도구는 휴대폰과 태블릿에서도 제대로 작동할 수 있어야 합니다. 원격 직원이나 이동이 필요한 업무를 수행하는 직원은 항상 데스크탑 앞에 있을 수는 없으므로 이동 중에도 생산성을 유지하고 업무를 수행할 수 있는 솔루션을 제공하는 것이 최우선 과제입니다.

보안– 올인원 협업 소프트웨어 솔루션이 제공하는 기능에 집중할 때 데이터 보호 및 보안의 중요성을 잊어서는 안됩니다. 일부 무료 협업 소프트웨어 도구는 엔터프라이즈 도구보다 보호 수준이 낮지만 플랫폼에서 공유되는 데이터와 정보를 보호하려면 모두 로그인과 비밀번호가 필요합니다. 협업 소프트웨어가 이중 인증을 제공하면 더 좋습니다. 보안 위반을 방지하고 사용자의 신원을 확인하는 데 도움이 됩니다.

올인원과 포인트 협업 소프트웨어

협업 도구는 팀의 효율성과 생산성을 높여주므로 훌륭하고 비즈니스를 위해 이를 원하지만 실제로 올인원 솔루션과 포인트 솔루션 중 어떤 유형의 솔루션을 선택해야 하는지 딜레마에 직면하게 됩니다.

몇 가지 주요 차이점과 각 솔루션의 장단점을 더 잘 이해할 수 있도록 참조용 비교표를 만들었습니다.

올인원 협업 소프트웨어를 선택할 때 무엇을 고려해야 합니까?

팀을 위한 올인원 협업 소프트웨어를 구입하는 것은 중요한 비즈니스 결정입니다. 시장에 나와 있는 모든 솔루션을 테스트하는 데 시간과 돈을 낭비하고 싶지 않을 것입니다. 선택 범위를 좁혀 팀과 비즈니스 모두를 위해 최선의 결정을 내릴 수 있도록 도와드립니다.

올인원 협업 솔루션을 선택할 때 명심해야 할 6가지 주요 요소는 다음과 같습니다.

1. 필요-올인원 협업 소프트웨어를 선택하는 첫 번째 단계는 조직의 요구를 이해하는 것입니다. 현재 팀이 어떻게 작동하고, 작업 프로세스에서 무엇을 개선 할 수 있고, 업무를 구성하거나 구조화되지 않습니까? 이 질문에 대한 답변을 찾으려면 멀리서 팀워크를 관찰해야 할뿐만 아니라 그들과 상담해야합니다. 그것들은 결국이 협업 소프트웨어를 사용할 사람들이므로, 문제에 대한 그들의 요구와 의견은 처음에 가장 관심을 가져야합니다.

이 첫 번째 단계에서 고려해야 할 또 다른 사항은 솔루션이 웹 호스팅인지 온프레미스인지 여부입니다. 조직의 데이터와 파일은 안전합니까? 특정 요구 사항을 결정한 후 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.

2. 기능– 올인원 협업 소프트웨어가 제공하는 기능은 조직에서 누락된 퍼즐 조각입니다. 소프트웨어는 팀을 위한 효과적인 생산성 도구가 되기 위해 필요한 모든 기능을 제공해야 합니다. 응답성이 뛰어나고 사용이 쉬워야 하며 물론 팀이 작업을 보다 효율적으로 수행하는 데 도움이 되어야 합니다.

3. 비용– 이러한 종류의 소프트웨어에 대한 예산은 얼마입니까? 귀하의 투자는 합리적이어야 하며 소프트웨어가 팀과 조직을 위해 가질 수 있는 장기적인 가치는 물론 향후 업그레이드, 유지 관리 등 소프트웨어와 함께 수반될 수 있는 기타 모든 비용을 고려해야 합니다.

4. 지원- 안정적인 지원이 필수입니다. 귀하의 팀은 교육을 받아야 하며 튜토리얼과 지식 기반에 액세스할 수 있어야 합니다. 공급업체가 이를 제공하지 않으면 다음 항목으로 넘어가는 것이 좋습니다.

5. 다른 도구와의 통합- 팀에서 이미 사용하고 있는 도구와 통합할 수 있는 협업 소프트웨어를 찾아야 합니다. 팀에 필요한 다른 도구와 통합할 수 없는 도구를 선택한 경우 이 요소를 무시하지 마십시오. 그러면 소프트웨어는 그다지 도움이 되지 않습니다. 팀은 모든 것에 액세스하려면 여전히 앱 간에 전환해야 합니다. 작업을 완료하는 데 필요합니다.

6. 보안- 보안은 중요하므로 어떤 경우에도 데이터의 안전을 보장하는 보안 기능이 포함된 솔루션을 선택해야 합니다. 또한 데이터가 저장될 위치를 선택할 수 있어야 합니다. 공급업체가 보안 기능을 제공하지 않거나 약한 보안만 제공하는 경우에는 해당 공급업체에 작별 인사를 하고 더 나은 솔루션을 계속 찾으십시오.

완전한 올인원 협업 소프트웨어인 Slingshot

Slingshot 최신 프로젝트 및 팀 파일 관리, 채팅, 데이터 분석을 모두 하나의 앱에 통합하여 협업을 단순화합니다. 이 모든 요소를 한 곳에서 팀원들과 쉽게 공유하고, 프로젝트를 외부 팀원들과 공유할 수 있으면 평온함이 회복됩니다. 강력한 생산성을 통해 기본적으로 원활하게 작동하여 지속적인 협업 워크플로우를 지원하도록 설계되었습니다. 이를 통해 팀은 협업 사일로를 극복하고 작업 중단을 방지하며 팀이 더 쉽게 협력할 수 있습니다.