Espacios de trabajo colaborativos en línea: cómo crearlos y utilizarlos

En el espacio de trabajo digital de su equipo, obtiene todo lo que pueda necesitar: comunicación estrecha, intercambio de ideas, conocimientos prácticos, seguimiento de tareas y colaboración. Pero, ¿cómo se pueden crear espacios de trabajo colaborativos en línea? Es fundamental para el éxito de muchas empresas con equipos híbridos, distribuidos o completamente remotos proporcionar un ecosistema para que su equipo se sienta conectado entre sí desde cualquier lugar.

¿Qué es un espacio de trabajo colaborativo en línea?

Un espacio de trabajo colaborativo en línea es una herramienta todo en uno donde los equipos pueden colaborar sin problemas y con mayor eficiencia. La mayoría de los espacios de trabajo colaborativos en línea incorporan gestión de tareas diarias, almacenamiento de documentos en la nube para un fácil acceso, análisis de datos y opciones para chatear y discutir.

Por encima de todo, un espacio de trabajo colaborativo en línea debe ser de fácil acceso y fácil de usar en un flujo de trabajo ininterrumpido. Esto permite que cualquier equipo que utilice dicho software esté capacitado para lograr una mayor productividad. 

Importancia de los espacios de trabajo colaborativos

En resumen, un espacio de trabajo colaborativo en línea es lo que lleva su negocio hacia el futuro con una agilidad nunca antes vista. Independientemente de si su equipo ocupa el mismo espacio físico todo el tiempo o no, una relación de trabajo sólida hoy significa mayor productividad y buen enfoque en un ecosistema compartido.

Teniendo en cuenta que la colaboración es un proceso de múltiples capas, estar siempre conectado con sus compañeros de equipo es una necesidad creciente para los equipos de cualquier departamento. Pero ¿por qué es tan importante un espacio de trabajo colaborativo en línea? Estas son algunas de las razones.

Estrategia común 

En un espacio de trabajo colaborativo, los equipos siempre piensan en los mismos objetivos y elaboran una estrategia común a seguir. y siempre en el contexto del proyecto o tarea en la que está trabajando, brinda los mejores resultados y mantiene a todos en la misma página mientras nada se pierde.

Establecimiento claro de objetivos

En un espacio de trabajo colaborativo, todos tienen claros los requisitos de un proyecto o tarea específica, por lo que hay conocimiento de todos los objetivos y la entrega se establece con fechas de vencimiento y se ejecuta a tiempo.

No más bloqueadores

Bueno, al menos los verás a tiempo. Con un espacio de trabajo colaborativo en línea, tiene la oportunidad de ver posibles obstáculos y eliminarlos a tiempo, para que los recursos y el tiempo se puedan distribuir de manera inteligente.

Vea siempre el panorama general

Un espacio de trabajo colaborativo en línea siempre ofrece una buena visión general del panorama general. Las tareas, discusiones, proyectos y datos están ahí y de un solo vistazo puedes basar tus decisiones y acciones en ellos, planificar los próximos pasos y brindarle a tu equipo la ventaja de permanecer conectado en un nivel superior.

Beneficios de los espacios de trabajo colaborativos

Es hora de analizar los beneficios de los espacios de trabajo colaborativos en línea. Todos tienen el mismo objetivo: mantener al equipo conectado, nunca incumplir una fecha límite y estar siempre orientado a los resultados.
Estos son 7 de los principales beneficios de utilizar un espacio de trabajo colaborativo para su equipo.

Buena organización

Todos los departamentos, proyectos, equipos y divisiones, así como los colaboradores externos, pueden tener sus propios espacios en un espacio de trabajo colaborativo en línea. Agrupar por función y cambiar fácilmente para comprobar el progreso de algo en lo que está involucrado ahorra tiempo y aumenta la calidad de la comunicación empresarial.

Seguimiento de progreso y notificaciones

No perderse nunca una actualización y mantener una buena visión general de cada tarea es esencial para cualquier director de proyecto. Las personas del mismo equipo pueden estar al tanto de los objetivos, el progreso y el estado de todo fácilmente, y a partir de ahí todo será fluido.

Compartir contenido y colaborar

Inevitablemente, activos de cualquier tipo circulan diariamente entre los miembros del equipo, y esto sucede sin problemas dentro de un espacio de trabajo colaborativo. Es bueno tener la opción para que los colaboradores externos participen en la edición y las discusiones y trabajen simultáneamente en los mismos documentos, mientras siempre tienen el archivo más actualizado, sin tener que revisar correos electrónicos ni cambiar de aplicación.

Manténgase conectado a los datos

Cualquier equipo necesita la capacidad de tomar decisiones de forma inteligente y no basarlas únicamente en la intuición y el instinto. Por lo tanto, si un espacio de trabajo colaborativo ofrece la opción de análisis de datos y puede obtener rápidamente los datos necesarios para cualquier proyecto, eso puede aportar muchos conocimientos prácticos, especialmente para su empresa.

Comunicación perfecta

Las conversaciones en un espacio de trabajo colaborativo, especialmente cuando ocurren en contexto (a nivel de tarea, en un espacio de proyecto específico, etc.), permiten a su equipo tener discusiones transparentes y compartir contenido sobre sus tareas específicas entre sí en todo momento.

Ahorrar tiempo

Con todas las fechas de entrega que inevitablemente acompañan a cualquier proyecto en el que estés trabajando, una buena aplicación de chat te ayudará a coordinar de una manera que ahorre tiempo y garantice que la colaboración sea efectiva y rápida.

Gestión de proyectos mejorada

Hacer un seguimiento de las diferentes tareas y asegurarse de que todos los especialistas se mantengan al tanto de sus responsabilidades específicas conduce a los mejores resultados posibles.

¿Qué hace que un espacio de trabajo colaborativo sea bueno?

Un espacio de trabajo colaborativo en línea con el que puede contar para crear los mejores productos para su equipo tiene varias funcionalidades principales que deben estar presentes.

Funcionalidad de gestión de proyectos

Tener funciones de gestión de proyectos, ayudar con la gestión de tareas, plazos, dependencias, prioridades y propiedad es lo que realmente ayudaría a su equipo en un espacio de trabajo colaborativo.

Todos los activos juntos

Mantener todos los activos y documentos en un solo lugar, fácilmente compartibles y disponibles para edición simultánea significa mantener todo en orden y no perder nada. Lo mejor es tener una buena integración de aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en la plataforma de colaboración que elija utilizar. También es importante que su herramienta brinde sólidas oportunidades de integración para el uso de herramientas como Dropbox, Google Drive, etc., para poder compartirlas fácilmente.

¡Chateen, gente!

La comunicación nunca se menciona lo suficiente. Por lo tanto, en un espacio de trabajo colaborativo en línea, asegúrese de tener la opción de chats y debates dentro de la aplicación, la capacidad de etiquetarse unos a otros y mantenerse al día con los proyectos, compartir comentarios, opiniones e ideas, todo mientras mantiene un registro de las conversaciones. que todos puedan consultar en cualquier momento.

Opciones móviles, de escritorio y web

Su espacio de trabajo colaborativo en línea debe ser accesible desde dispositivos móviles y de escritorio para que siempre sea la herramienta de comunicación a la que recurrir su equipo, dondequiera que esté.

Cómo crear un espacio de trabajo colaborativo en línea

Crear un espacio de trabajo colaborativo en línea bueno y funcional para su equipo es fácil cuando sabe lo que necesita en términos de funcionalidades y que se alinea con sus objetivos. Slingshot es una plataforma de espacio de trabajo todo en uno, construida sobre la premisa de conectar equipos incluso cuando no pueden estar físicamente presentes entre sí. Además de incorporar sólidas funciones basadas en datos, administración de archivos y chat, Slingshot tiene otras características que pueden hacer que un equipo avance a toda velocidad, como:

Colaboración enespacios de trabajo

En Slingshot, puedes separar tus equipos, proyectos e incluso departamentos en espacios de trabajo. En cada espacio de trabajo, tiene debates de chat y análisis de datos accesibles, gestión de proyectos e información sin necesidad de cambiar de aplicación.

Colaboración a nivel de tarea

Cada tarea en Slingshot tiene sus propias subtareas, propietarios, fechas de vencimiento, estado y opciones de chat que reúnen al equipo para compartir comentarios y encontrar siempre las últimas discusiones sobre todo. En cada tarea, puede reunir todo el contenido necesario: desde cualquier almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive, Sharepoint, Box, DropBox (consulte la lista completa AQUÍ), permite arrastrar y soltar enlaces de carga y fijación.

Colaboración con colaboradores externos

Ahora puede conectar a sus socios externos, clientes o expertos de la industria invitándolos a colaborar en un espacio de trabajo específico. En Slingshot, puedes darles acceso limitado según su rol y mantenerlos siempre actualizados sobre lo que sucede, así como discutir con ellos todo lo actual.

Colaboración en torno a los datos

La aplicación tiene un motor de inteligencia empresarial completo donde puede conectarse a sus fuentes de datos y crear hermosos paneles, que luego los compañeros de equipo pueden usar para análisis y toma de decisiones basadas en datos.

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