Creación de una hoja de ruta de proyecto perfecta y cómo utilizarla

Todo director de proyecto conoce los dos pilares más importantes a la hora de ejecutar un proyecto exitoso. . Uno, mantener a las partes interesadas clave actualizadas sobre el estado del proyecto mediante la comunicación de los objetivos estratégicos. Dos, garantizar que el equipo tenga claro cada paso del recorrido del proyecto, incluidos la propiedad, las expectativas y los plazos.

Ambas partes deben poder ver en cualquier punto hacia dónde se dirige el proyecto, cómo están llegando allí y quién está presente en el camino. Esto es precisamente lo que hace la hoja de ruta de un proyecto: articular visualmente el razonamiento detrás de un proyecto y los pasos/etapas para llegar allí con claridad explícita.

¿Qué es una hoja de ruta de proyecto?

Una hoja de ruta del proyecto es una descripción general de todos los entregables, hitos, objetivos y metas del proyecto durante un cronograma específico. Proporciona un esquema visual y una representación de cada fase del proyecto y mantiene informados a todos los involucrados durante el viaje. Una hoja de ruta del proyecto es lo primero que un gerente de proyecto debe crear al emprender el camino hacia una nueva meta, antes de sumergirse en la creación de otros documentos, planes y cronogramas importantes del proyecto.

Una hoja de ruta del proyecto muestra a todas las personas involucradas en el proyecto cómo ellos y sus habilidades expertas encajan en el rompecabezas. De esta manera, los equipos reciben no sólo el contexto de un proyecto, sino también una comprensión más profunda de cada nivel y etapa hasta que el proyecto se complete con éxito. Para tener un proyecto o una hoja de ruta de producto, es necesario tener incluidos al menos los siguientes componentes:

• • Objetivos del proyecto/programa
  • Cronograma del proyecto o esquema de hitos
  • Una lista de los entregables y resultados del proyecto.
  • Posibles riesgos, bloqueos y dependencias

Para hacer el esquema perfecto de la hoja de ruta de un proyecto antes de crearlo, cada gerente de proyecto necesita saber cuál es el objetivo de la hoja de ruta del proyecto (no del proyecto) y mantenerlo a la vanguardia todo el tiempo. Estos son algunos de los objetivos de la hoja de ruta del proyecto:

• • Guiar cualquier estrategia hacia la ejecución y convertir algo abstracto en algo real.
  • Mantenga a las partes interesadas, la gerencia y el equipo alineados con los próximos cambios y acciones.
  • Haga coincidir el cronograma con las acciones/etapas deseadas que deben suceder, de modo que quede claro qué objetivo sucede cuando
  • Mantenga la comunicación externa e interna continua para que todos estén siempre informados.
  • Mantenga todos los requisitos del proyecto alineados con las tareas y subtareas, con una propiedad clara
  • Conciencia del progreso en cualquier etapa del proyecto.
  • El establecimiento de dependencias, especialmente si hay colaboradores externos involucrados.

La hoja de ruta de un proyecto podría consistir en una página de un vistazo o una vista del camino que se debe recorrer hasta el destino deseado. Es dar el problema (también conocido como el objetivo) y la solución (también conocido como los pasos para lograrlo) al mismo tiempo. también enumera las personas clave que serán parte integral de cada proyecto, al principio, a la mitad y al final.

Por qué necesita una hoja de ruta del proyecto (y la necesita)

En la gestión de proyectos, una hoja de ruta del proyecto proporciona el contexto que el equipo y todas las partes supervisoras necesitan para no tener que revisar toneladas de documentación. Todas las preguntas que cualquiera pueda tener se responden mediante una hoja de ruta del proyecto. En pocas palabras: con una hoja de ruta del proyecto, las personas pueden verificar dónde está cada paso, cómo avanza el proyecto según el cronograma establecido, quién es responsable de qué y cuál es el estado de una tarea específica.

Una hoja de ruta del proyecto es especialmente necesaria si el proyecto tiene un plazo determinado (y normalmente lo es). A través de él, los objetivos de alto nivel se comunican fácilmente a los responsables y a las partes interesadas. Echemos un vistazo a los tres beneficios principales de crear y utilizar una hoja de ruta de proyecto.

Beneficio 1: describe los objetivos de su proyecto

La hoja de ruta de su proyecto define y establece los objetivos del proyecto, para proporcionar una idea de hacia dónde vamos y dónde debemos estar en un punto determinado del viaje. Pinta el panorama general al ayudar a todos a ver lo que debe suceder antes de alcanzar el objetivo principal (por ejemplo, si el objetivo es aumentar el número de sus seguidores Instagram en 6 meses, la hoja de ruta del proyecto describirá pasos específicos durante esos 6 meses, que finalmente conducirán al objetivo)

Beneficio 2: muestra con precisión qué entregables del proyecto se esperan

A través de la hoja de ruta del proyecto, se pueden establecer y realizar un seguimiento de los entregables de todo tipo incluso antes de la reunión inicial de un nuevo proyecto. Los entregables claramente definidos y su asignación a las personas adecuadas incluso en esta etapa proporciona una mejor visión general del proyecto y permite la asignación de los recursos y el tiempo adecuados. Esto también puede mostrar posibles bloqueadores e indisponibilidad anticipada.

Beneficio 3: genera confianza y garantiza la aceptación de las partes interesadas de su proyecto

Cuando presenta una hoja de ruta de un proyecto incluso antes del inicio inicial de un proyecto, la vista del alcance, el marco de tiempo y las responsabilidades asignadas muestra una planificación y gestión claras. De esa manera, se gestionan las expectativas y se genera confianza en las personas de arriba. Mostrar una hoja de ruta del proyecto bien elaborada también muestra confianza en el proyecto y la manejabilidad de su ejecución.

Confiar en la hoja de ruta del proyecto para establecer los objetivos correctos y mostrar el camino a seguir proporciona satisfacción a las partes interesadas de que el proyecto cumplirá con las expectativas comerciales. También ayuda con algo que podría alterar el trabajo de su equipo: la microgestión por parte de personas externas que inevitablemente ocurre cuando no hay un plan claro. Crear una hoja de ruta del proyecto ayuda a que todos se mantengan enfocados en lo correcto (el equipo en la ejecución de los objetivos y las partes interesadas) en la supervisión sin demasiada interferencia.

Cómo crear una hoja de ruta del proyecto: consejos y trucos

La hoja de ruta de un proyecto debe ser eficaz para poder cumplir el propósito para el que fue creado: visualizar un plan claro para todos los involucrados. Es necesario que estén presentes varios componentes para crear una hoja de ruta de proyecto útil, así que echémosles un vistazo ahora.

Definir los objetivos del proyecto

La única forma de seguir el progreso de un proyecto es definir objetivos claros y mensurables. Esto podría incluir cuál será el mensaje, el público objetivo del proyecto y el alcance y el cronograma del proyecto. Tener estos objetivos rastreables le da tranquilidad al equipo y les permite asignar su tiempo correctamente.

Identifique qué datos rastreables seguirá durante el proceso

Especifica qué y cómo medirás los diferentes puntos del proyecto, hitos y campañas que están presentes en la hoja de ruta. Al establecer puntos de datos relevantes y saber qué rastrear, su equipo podrá reaccionar rápidamente cuando necesite corregir el rumbo.

Establecer un cronograma claro del proyecto

Lo que debe suceder y cuándo debe ser una de las cosas más importantes en cualquier hito de cualquier proyecto. En la hoja de ruta de tu proyecto, debes tener esto claramente establecido y representado visualmente, para que no haya confusión. Piense en ello como el calendario de su proyecto más importante al que todas las personas importantes involucradas cumplirán en todo momento.

Especifique todos los entregables y las personas involucradas

En la hoja de ruta, debe haber claridad en las dependencias, la asignación de tareas y los entregables del proyecto. Vincula las dependencias y anota todos los miembros clave del equipo que se encargarán de crear los entregables, distribuidos en la línea de tiempo.

Riesgos del proyecto y recursos necesarios

La hoja de ruta de su proyecto debe proporcionar una descripción general de los posibles obstáculos y bloqueadores durante la ejecución del proyecto. También es una buena idea enumerar todos los recursos necesarios: los expertos que necesitará y la base material que estos expertos necesitarán para realizar su trabajo.

Tareas y asignaciones

La hoja de ruta eficiente del proyecto debe contener todas las tareas y subtareas del proyecto y deben asignarse claramente al especialista responsable, para garantizar la transparencia de la propiedad.

Software de gestión de proyectos

Aunque algunos utilizan una plantilla de hoja de ruta del proyecto para crear su hoja de ruta, el software de gestión de proyectos es una mejor idea, en el sentido de que puede proporcionar actualizaciones de todo lo actual y ayudar a las personas a no perderse nada del viaje. Este tipo de software debe poder brindar una descripción general de “una página” del proyecto y aún así permitir a los usuarios trabajar en un nivel de tarea y proporcionar sus propias actualizaciones cuando algo se completa, se retrasa o se bloquea.

Ejemplos de hojas de ruta de proyectos

Para comprender más a fondo cómo funciona una hoja de ruta de proyecto tanto para proyectos más pequeños como más grandes, veamos algunos ejemplos. Las hojas de ruta de proyectos pueden aplicarse a cualquier cosa, pero se utilizan con mayor frecuencia en proyectos relacionados con el desarrollo de software o campañas de marketing que tienen que ver con un proyecto, empresa o servicio.

Ejemplo 1: Hoja de ruta del proyecto de marketing

Para una hoja de ruta de marketing, es necesario tener presentes todos los pilares que suele tener en una hoja de ruta de proyecto eficaz: plazo, tareas, personas clave involucradas, dependencias, objetivos. Aquí hay algunos trucos que puede aplicar aquí y que brindarán aún más visibilidad a su hoja de ruta.

• Organización de actividades por categoría
• Organización por día, semana y mes.
• Organización de entregables por tipo (diseño, contenido, creativo, etc.)

A continuación puede ver un ejemplo de una hoja de ruta de marketing en vista kanban en Slingshot.

Ejemplo 2: Hoja de ruta del proyecto de desarrollo de sitios web

En un proyecto de desarrollo de un sitio web, hay un montón de dependencias y posibles bloqueadores, por lo que es bueno tenerlo descrito en una hoja de ruta del proyecto. También suele extenderse en un período más largo, por lo que es bueno poder enumerar todos los hitos y ver de un vistazo quién hace qué y cuándo, incluso antes de comenzar. A continuación se presentan algunos trucos específicos que puede utilizar para realizar la mejor hoja de ruta para el desarrollo de sitios web.

• Organización por múltiples puntos de control (además del cronograma principal)
• Organización mediante una jerarquía clara de tareas, subtareas, tomadores de decisiones y revisores.
• Organización que tiene todos los recursos y datos a mano.

A continuación se muestra un ejemplo de una hoja de ruta de proyecto para el desarrollo en una vista de línea de tiempo en Slingshot.

Ejemplo 3: Hoja de ruta del proyecto de lanzamiento de un producto

Con el lanzamiento de un producto, nuevamente necesita la mayoría de los mismos componentes que hacen que su hoja de ruta sea útil, pero aquí hay algunos detalles específicos con los que puede organizar su hoja de ruta aún mejor.

• Organización por hitos con objetivos específicos
• Establecimiento de datos medibles y resultado deseado para cada uno
• Esquema de objetivos, incluida la comunicación de un equipo, tarea, etc.

A continuación puede consultar un ejemplo de una hoja de ruta de proyecto en Slingshot en vista de lista.

Hoja de ruta del proyecto frente a plan del proyecto: ¿cuál es la diferencia?

Podría haber cierta confusión en cuanto a la diferencia entre una hoja de ruta de proyecto y un plan de proyecto. Es una distinción simple pero importante: con una hoja de ruta del proyecto, obtienes una vista de alto nivel de tu proyecto. El objetivo de un plan de proyecto, por otro lado, es proporcionar una visión clara de lo que debe suceder y en ese sentido es como la columna vertebral de los proyectos. Se entra en detalles sobre lo que se describió anteriormente.

El plan del proyecto también debe poder abordar todas las especificidades en torno a cronogramas, presupuestos y riesgos, así como planes de contingencia para evitar problemas y demoras. Si la hoja de ruta de su proyecto es un mapa, su plan de proyecto es una lupa a través de la cual puede ver cada parte del camino.

Hoja de ruta del proyecto en Slingshot

Ya hablamos sobre trabajar con una herramienta de software de gestión de proyectos como parte del uso de la hoja de ruta de su proyecto. Con una herramienta como Slingshot, todos los involucrados pueden crear y ver fácilmente una hoja de ruta visual para cualquier proyecto grande o pequeño en cualquier momento, para verificar las actualizaciones y mantenerse informados.

Echemos un vistazo a cinco de las funciones de Slingshot que pueden actuar como un verdadero GPS para el proyecto de su equipo y un radar para cualquier posible bloqueador del mismo.

1. Esquema de tareas para cada proyecto

Slingshot ofrece una descripción sencilla de tareas y subtareas para que las personas tengan espacios de trabajo para diferentes proyectos.

2. Capacidad para planificar la fuerza laboral de manera inteligente

En Slingshot, la fuerza laboral se asigna correctamente, cuando los gerentes pueden ver las tareas de cada persona y tener transparencia sobre las fechas de entrega y la propiedad.

3. Encuadre de la línea de tiempo.

La claridad en el cronograma de los pasos que deben realizarse ayuda enormemente a la priorización de campañas, por ejemplo.

4. Posibilidad de que los contribuyentes externos vean y se unan.

En Slingshot, los colaboradores externos pueden obtener permiso para acceder solo a tareas específicas y estar atentos a las actualizaciones, así como a discusiones en contexto a nivel de tarea y la capacidad de revisar en la aplicación.

5. Realice un seguimiento de los objetivos y mida cada hito

Gracias a los paneles de Slingshot, los equipos pueden estar al tanto de los datos actuales de cada proyecto, profundizar en los KPI y realizar un seguimiento de la información que anteriormente se consideraba importante en la hoja de ruta del proyecto.

No olvide consultarlos beneficios de utilizar software de colaboraciónpara las actividades diarias de su organización.