Las 17 mejores herramientas de gestión de tareas y cómo elegir la adecuada

¿Pero cómo eliges? Flexibilidad, acceso rápido, análisis de datos, visibilidad y administración inteligente son solo algunas de las características necesarias para que el software de administración de tareas realmente haga clic para usted. En este artículo, hemos seleccionado las 17 mejores herramientas de gestión de tareas, diseñadas para mantenerte al tanto de todo incluso en los momentos más agitados.

¿Qué es la gestión de tareas?

La gestión de tareas es el proceso de gestión del ciclo de vida completo de una tarea o un conjunto de tareas para lograr un objetivo determinado. Esto incluye:

• Planificación de tareas
• Asignación de tareas
• Ejecución de tareas
• Seguimiento de tareas
• Ajuste de tareas
• La terminación de la tarea

Tener gestión de tareas significa identificar, gestionar y monitorear todas las tareas que cargan el trabajo diario de tu equipo. Hablando racionalmente, para ellos esto es lo más importante para priorizar de manera relevante y lograr sus objetivos sin prisas, pero sí en el momento oportuno.

¿Por qué es importante la gestión de tareas?

La gestión de tareas es lo que impulsa el cronograma para la finalización del proyecto para que los equipos puedan cumplir con sus plazos y la afluencia de expectativas que surgen. Con la gestión de tareas, todos los miembros del equipo tienen plazos claros para las tareas de las que son responsables, dividiendo las diferentes etapas que debe suceder con plazos, dependencias, estado, datos e incluso costos. Todos los procesos están efectivamente interconectados y optimizados con la gestión de tareas, de modo que todos estén al tanto de todas las actividades relacionadas con las tareas.

La importancia de la gestión de tareas se divide en tres pilares.

Con la gestión de tareas, los gerentes de proyectos y los miembros del equipo tienen una comprensión clara de dónde se encuentran los proyectos.

Ejecución eficiente de tareas

Las tareas pueden volverse abrumadoras a medida que se ponen en marcha más y más proyectos; a veces sientes que te estás ahogando. Las personas a menudo descubren que sin una gestión eficiente de las tareas, el tiempo de finalización de las mismas aumenta y el enfoque se divide en muchas direcciones.

No pierdas tiempo

Dividir su proyecto en varias tareas con un sistema de gestión de tareas brinda una respuesta más rápida y una buena alineación que genera éxito en los objetivos comunes.

Sin embargo, todos estos procesos requieren la ayuda de una buena herramienta de gestión de tareas, de modo que tanto los gerentes como el equipo puedan asegurarse de que las actividades del proyecto se supervisen y se lleven a cabo adecuadamente.

Características clave a tener en cuenta al elegir un software de gestión de tareas

Para crear un proceso sólido de gestión de tareas, debe tomar la decisión correcta en la herramienta más esencial para ayudar a sus equipos a mantenerse alineados. El trabajo diario de su equipo es un proceso de múltiples niveles que puede ser un desafío si no elige la única herramienta que ayude con las prioridades, reduzca los obstáculos, proporcione una visibilidad nítida y brinde información sobre el panorama general. .

Entonces, veamos las características clave que debe tener el software de administración de tareas para brindar una colaboración perfecta en tareas y procesos, para ayudarlo a elegir sabiamente.

Mis tareas/Mi zona general

Su equipo debería poder obtener rápidamente una descripción general instantánea de sus tareas, con fechas de vencimiento, y tener la capacidad de filtrarlas.

Múltiples tipos de vistas

Debería poder ver sus tareas en varios tipos de vistas, como lista, kanban, línea de tiempo, etc., para ayudarle a llegar a lo que debe hacerse rápidamente y filtrar por prioridad.

Fecha de vencimiento y configuración de propiedad

Las tareas deben poder asignarse a miembros específicos del equipo, con fechas de vencimiento y visibilidad de los procesos.

Prioridad y progreso

Las tareas deben tener la capacidad de establecer prioridades rápidamente y los estados deben poder cambiar, para dar una perspectiva sobre el cronograma de finalización (“en progreso”, “en revisión”, “bloqueado”, “completado”, etc.)

Gestión de contenido

En su software de gestión de tareas, es una gran característica poder fijar, compartir y adjuntar contenido como equipo, para que siempre pueda encontrar fácilmente el activo o documento que está buscando.

Funciones basadas en datos

Las opciones de análisis de datos pueden ser realmente valiosas en el software de gestión de tareas, especialmente cuando se trata de análisis de campañas, lanzamientos de productos, etc.

Opciones de discusión

Tener una función dentro de su herramienta de administración de tareas que permita chatear con varios miembros del equipo que están trabajando en el mismo proyecto es excelente para mantenerse al día con ideas, actualizaciones y comentarios en tiempo real.

Entonces, teniendo tantas opciones disponibles, ¿cómo eliges?

Gestión de proyectos

Administre sin problemas tareas, equipos y proyectos de cualquier complejidad, de principio a fin.

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Los 17 MEJORES programas de gestión de tareas

Entonces, exploremos la siguiente selección de las 17 mejores herramientas de software de administración de tareas para ayudarlo a encontrar la más relevante para las necesidades específicas de su equipo.

1. Slingshot

Descripción general

Slingshot es un espacio de trabajo digital todo en uno que incluye funciones fáciles de usar que permiten a los equipos organizar proyectos, contenido, tareas y chats, así como funciones integradas basadas en datos para obtener información procesable.

Características clave

Slingshot te ayuda a organizar todas las tareas en listas y secciones, eligiendo entre diferentes tipos de vistas y asignando tareas y subtareas a diferentes usuarios, estableciendo prioridades, fechas de vencimiento y bloqueadores.

En Slingshot, puedes organizar tus equipos, tareas e incluso departamentos en espacios de trabajo con muchos proyectos. También es el único centro que su equipo necesita para reunir todo el contenido que necesita: desde cualquier almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive, Sharepoint, Box, DropBox (consulte la lista completa AQUÍ), permite arrastrar y soltar, cargar y fijación de enlaces. Además de eso, la aplicación tiene un motor de inteligencia empresarial completo donde puede conectarse a sus fuentes de datos y crear hermosos paneles, que luego los compañeros de equipo pueden usar para análisis y toma de decisiones basadas en datos. Las funciones de análisis de datos dentro de la aplicación ayudan a crear la información adecuada necesaria para cambiar un curso de acción o simplemente conocer los hechos detrás del éxito o el fracaso de una campaña. Las funcionalidades de chat también están ahí, tanto 1:1 como en grupo y en equipos tienen una conversación en el contexto del equipo o proyecto al que han ingresado. También se pueden compartir diferentes espacios de trabajo con colaboradores externos con acceso limitado en Slingshot.

Ideal para: gestión de proyectos, análisis de datos, gestión de tareas, colaboración en equipo

Precio: Gratis para equipos más pequeños y comienza en $8 por usuario en su versión paga, brindando más funciones y opciones ilimitadas.

2. Asana

Descripción general

Asana es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo especializada en organizar, gestionar y hacer un seguimiento de tu trabajo diario.

Características clave

En Asana, el flujo de trabajo del equipo se puede organizar en proyectos compartidos y los equipos pueden crear solicitudes con personas asignadas y fechas de vencimiento dentro de esos proyectos, de principio a fin. Los proyectos también se pueden dividir en secciones y en dos estilos: Kanban y vista de lista.

La función de administrador de tareas de Asana te permite crear, programar y priorizar tareas. Puede agregar archivos adjuntos, dependencias y personalizar campos. Hay una variedad de otras funcionalidades que ofrece la función de gestión de proyectos de Asana, como campos personalizados, formularios, plantillas personalizadas, dependencias y más. La función de informes de Asana te permite convertir tus datos concretos en informes fácilmente digeribles, que se pueden filtrar para mostrar solo los datos que deseas mostrar para actualizar a las partes interesadas y se pueden compartir en varios formatos. Los miembros del equipo pueden comunicarse a nivel de tarea y proyecto dejando comentarios, haciendo preguntas o compartiendo detalles importantes relacionados con el proyecto/tarea.

Ideal para: colaboración en equipo, gestión de tareas, gestión de proyectos.

Precios: Asana es de uso gratuito para equipos de hasta 15 miembros y ofrece una prueba gratuita de 30 días y su versión premium comienza en $ 10.99.

3. lunes.com

Descripción general

Monday.com es una plataforma para la gestión de tareas y colaboración de equipos en espacios de trabajo.

Características clave

Мonday.com permite obtener una descripción general y gestión rápida del estado de las tareas en curso y realizar un seguimiento de los miembros del equipo que han asumido una tarea en particular. Al utilizar tecnología de arrastrar y soltar, la herramienta es fácil de usar y proporciona visibilidad y relevancia completas en el trabajo diario. Puede elegir entre más de 200 plantillas y personalizarlas para sus flujos de trabajo, así como crear grupos, que son una sección codificada por colores en su tablero que contiene sus tareas. Un grupo puede ser una semana, un mes, un paso específico de un proyecto o lo que quieras. Las tareas se organizan en tableros, que se pueden compartir con miembros del equipo interno y externo.

Ideal para: colaboración en equipo, seguimiento del trabajo y gestión de proyectos.

Precios: Es gratis para hasta dos personas y comienza en $10 para planes pagos.

4. Haga clic arriba

Descripción general

ClickUp es una herramienta de gestión de tareas que organiza equipos y departamentos en espacios, les ayuda a agrupar y gestionar sus proyectos con una supervisión clara del trabajo diario.

Características clave

ClickUp ofrece a los equipos la opción de personalizar la gestión de tareas separando el trabajo del equipo en diferentes tipos de categorizaciones. La función Spaces proporciona a diferentes departamentos comerciales un espacio independiente para su trabajo. Los proyectos e iniciativas se pueden agrupar en carpetas y tareas (en listas), lo que proporciona una jerarquía clara. Otra característica interesante es la capacidad de personalizar la gestión de tareas con automatización de tareas, asignando puntos de Sprint y agregando datos de campos personalizados. Las tareas se pueden dividir en subtareas y puedes usar ClickUp en 15 vistas diferentes, así como usar más de 1000 integraciones de otras herramientas.

Ideal para: gestión de tareas, gestión de proyectos y descripción general.

Precios: ClickUp es gratuito para hasta 100 MB de almacenamiento y cuesta $5 por usuario al mes para funciones y espacio ilimitados.

5. Trelo

Descripción general

Trello es una plataforma de colaboración y gestión de tareas diseñada para realizar un seguimiento de las actividades del equipo y resaltar y revisar momentos importantes en un ciclo de tareas.

Características clave

Trello opera en esencia según los principios de un tablero de proyecto Kanban. En estos tableros, se visualizan los flujos de trabajo y los equipos pueden revisar fácilmente un proyecto de principio a fin. Las características clave de Trello son tableros, listas y tarjetas. En Tableros se pueden crear listas para seguir el progreso de un proyecto, asignando el estado de cada tarea. La función Tarjetas está dentro de las Listas: cada Tarjeta contiene información de una tarea específica y se puede mover de una lista a otra arrastrándola (por ejemplo, de una lista "En progreso" a una lista "Completada"). Las tarjetas también permiten descripciones de texto, archivos adjuntos y comentarios.

Ideal para: gestión de proyectos y tareas

Precios: Trello tiene una opción gratuita para individuos o equipos pequeños y tiene un plan estándar, premium y empresarial, el más barato a partir de $5.

6. Campamento base

Descripción general

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a encontrar rápidamente todo en su trabajo diario en proyectos separados.

Características clave

Basecamp combina funciones que ayudan a empresas y grupos de personas a gestionar sus proyectos y tareas personales o profesionales. Ofrece una descripción general de todos los documentos y archivos de texto y tiene una opción para debates, de modo que los compañeros de equipo siempre puedan comunicarse de manera relevante para su trabajo. Tiene una opción personalizable para elegir miembros externos e internos con quienes colaborar y puede albergar debates (chats grupales) y organizar reuniones y eventos en la aplicación. Las tareas se asignan y son fácilmente rastreables y las conversaciones se mantienen en tableros de mensajes, para que todos estén siempre en sintonía. Los proyectos tienen la opción Programar, que muestra tareas pendientes, fechas de vencimiento y eventos para el proyecto específico. En Basecamp también puedes cargar documentos, archivos e imágenes, o vincularlos a través de Google Docs.

Ideal para: colaboración en equipo y gestión de proyectos.

Precio: Gratis para hasta 3 proyectos y 20 usuarios, y $99 al mes para usuarios, proyectos ilimitados, 500 GB de espacio y soporte prioritario.

7. JIRA

Descripción general

Jira es una herramienta utilizada para la gestión de proyectos, el seguimiento de problemas y el flujo de trabajo para equipos.

Características clave

Jira es una aplicación de software de gestión de proyectos y seguimiento de problemas, ampliamente utilizada por equipos de desarrollo ágiles, pero que actualmente también ofrece servicios a otros tipos de equipos. Jira Core es para equipos no técnicos, Jira Software para equipos de desarrollo de software y Jira Service Desk sirve para equipos de TI.

Jira opera con tableros Kanban y Scrum como características principales. Dentro de ellos, obtienes una descripción general del flujo de trabajo del trabajo de tu equipo. El flujo de trabajo Kanban funciona con un sistema de arrastrar y soltar para tareas y realiza un seguimiento de las correcciones de errores, el desarrollo de software y varios proyectos. Con los tableros Scrum, se realiza un seguimiento de los sprints y el trabajo pendiente para completar los proyectos sin demoras, resolviendo los obstáculos rápidamente al involucrar a las personas adecuadas en el equipo. JIRA ofrece plantillas comerciales para administrar tareas y proporciona el estado de las tareas, opciones para comentarios, archivos adjuntos y fechas de vencimiento en un solo lugar. También admite más de 100 complementos para otro software.

Ideal para: gestión de proyectos, seguimiento de problemas

Precios: Gratis para hasta 10 usuarios y desde $7 para planes de suscripción paga.

8. Noción

Descripción general

Notion es una herramienta de software que proporciona a los equipos gestión de datos, gestión de proyectos y gestión del conocimiento.

Características clave

Notion proporciona un conjunto de funciones como notas, bases de datos, tableros Kanban y calendarios. Es personalizable y los usuarios pueden conectar los componentes que necesitan para crear el sistema de gestión que desean para su proyecto. Notion funciona con tareas y subtareas, así como con tareas recurrentes y vistas de tablero estilo Trello. Los usuarios pueden utilizar la función de vistas de la base de datos que proporciona una visualización diferente de las tareas en el tipo de vista deseado: vista de lista de tareas, vista de galería, vista de calendario y tabla. Hay una función de tableros Kanban que muestra el estado de todas las tareas por el nombre de la columna en la que se coloca la tarea (con una opción de arrastrar y soltar). Otra característica son los Bloques, que esencialmente son un grupo de contenido, datos organizados y documentos a los que el equipo puede acceder fácilmente. La función Páginas brinda detalles de cada proyecto, incluidas listas de tareas pendientes, base de conocimientos, etc.

Ideal para: gestión de proyectos y colaboración en equipo

Precios: Notion es gratuito para uso personal y hasta 5 usuarios y tiene tres planes de suscripción más, desde $4 al mes por usuario.

9. infinito

Descripción general

Infinity es una herramienta para la organización de proyectos, gestión de equipos y gestión de tareas.

Características clave

Infinity ofrece un sistema de gestión de tareas con una variedad de vistas para las tareas de su equipo: columnas, calendario, tabla, Gantt, formulario y lista. Dentro de la aplicación, tienes carpetas y subcarpetas que brindan una manera fácil de organizar y supervisar el trabajo, creando una estructura infinita dentro de tus tableros. Los datos se pueden organizar mediante filtrado, clasificación y agrupación, y se puede crear una nueva vista cada vez que abre una nueva pestaña.

Ideal para: gestión de tareas

Precios: La tarifa de Infinity para planes comienza en $9.

10. Mesa de aire

Descripción general

Airtable es un sistema de gestión de proyectos con una base de datos flexible y opciones para la colaboración en equipo.

Características clave

Dentro de Airtable, los equipos pueden configurar su flujo de trabajo para tener una buena visión general de sus tareas y sus datos en un solo lugar. Se basa en un modelo de datos relacional flexible y tiene opciones para agregar archivos adjuntos, escribir notas largas para sus compañeros de equipo, casillas de verificación y enlaces. Las tareas se asignan y agrupan en varias vistas para diferentes casos de uso, con filtrado y clasificación que brindan la libertad de organizar su trabajo y asegurarse de que nada se pierda. Airtable permite una colaboración compartida entre usuarios en una vista compartida de datos de tablas y puede extraer datos de otras plataformas como Salesforce, Google Calendar, Box y Jira.

Ideal para: gestión de tareas, descripción general del flujo de trabajo

Precios: Airtable tiene una opción gratuita y limitada y varios planes pagos desde $10.

11. nTarea

Descripción general

nTask es un software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a colaborar, analizar y gestionar su trabajo diario.

Características clave

Con nTask, los equipos pueden optimizar fácilmente la planificación y ejecución de tareas, el seguimiento de proyectos y las dependencias de tareas, así como gestionar los entregables de su proyecto. La aplicación le permite gestionar su trabajo en tableros Kanban y establecer hitos en la planificación del proyecto, para mantener el enfoque del equipo en un solo lugar. Hay funciones como asignación de estado, plantillas de tablero prediseñadas y asignación de tareas, que ayudan a los equipos a cumplir los plazos más rápidamente. También puede ver proyectos en la vista Lista, Cuadrícula y Calendario. La aplicación permite adjuntar tareas en las tareas y dejar comentarios en cada una.

Ideal para: gestión de tareas y descripción general del flujo de trabajo

Precios: nTask tiene una opción gratuita con almacenamiento limitado y comienza en $3 para sus planes pagos.

12. Wrike

Descripción general

Wrike es una solución de gestión de tareas con espacios de trabajo para equipos, estilo personalizable y múltiples formas de organizar la información.

Características clave

En Wrike, puedes crear flujos de trabajo personalizados para tareas específicas y, en ellos, asignar personas, adjuntar archivos y establecer el estado. La aplicación permite el seguimiento del proyecto proporcionando una descripción general del cronograma y configurando dependencias con una función de arrastrar y soltar. Puede administrar su trabajo diario en Proyectos, donde puede personalizar paneles y arrastrar tareas a la tarea. Wrike permite realizar un seguimiento del desempeño del equipo con la función de crear informes de datos dinámicos que se guardan y comparten fácilmente con gerentes o partes interesadas. También hay una función de gestión de la carga de trabajo para evitar que su equipo se agote.

Ideal para: colaboración en equipo y seguimiento de tareas

Precios: Además de la opción gratuita, Wrike tiene tres planes pagos más, desde $9,80 por usuario al mes.

13. Centro de pruebas

Descripción general

ProofHub es una aplicación de planificación de proyectos que permite a los equipos planificar, colaborar y operar para entregar proyectos juntos a tiempo.

Características clave

Con ProofHub, puede organizar sus proyectos en varios tipos de vistas: tableros Kanban, vista de tabla, diagrama de Gantt y asignar tareas personales a uno o varios miembros del equipo. Puede utilizar flujos de trabajo personalizables y suscribir a diferentes personas en cada etapa. En la aplicación puedes tener debates, asegurarte de que todo esté claro o dar comentarios y puedes iniciar chats individuales o en grupo. Al suscribirse al calendario de ProofHub, tiene la opción de configurar recordatorios. Los proyectos se pueden organizar en plantillas y puedes agregar y adjuntar diferentes archivos y documentos en ellas, para mantener a tu equipo siempre informado y ayudarlos a encontrarlos más rápido.

Ideal para: gestión de proyectos y descripción general del flujo de trabajo del equipo.

Precios: ProofHub cuesta $ 45 al mes y se factura anualmente para su plan Essential y 89 al mes para su plan Ultimate Control.

14. ¡Ajá!

Descripción general

¡Ajá! es un software de hoja de ruta de proyectos, productos y tareas que ayuda a los equipos a cumplir objetivos e iniciativas al realizar un seguimiento del progreso fácilmente.

Características clave

¡Ja! proporciona una descripción general de la hoja de ruta para el desarrollo de productos y la entrega de proyectos. Tiene tres opciones para los usuarios: ¡Ajá! Hojas de ruta, ¡ajá! Ideas y ¡Ajá! Desarrollar. Las herramientas permiten visualizar el tiempo y el progreso de iniciativas e hitos críticos durante el ciclo de vida del proyecto, ayudando con la supervisión del trabajo en equipo. Puede realizar un seguimiento de los entregables, las dependencias y utilizar un portal personalizado para mantener todas las ideas en un solo lugar. Las funciones se pueden clasificar, elegir y utilizar según la prioridad, y la hoja de ruta de su equipo se puede ver en una variedad de plantillas, para crear rápidamente la adecuada para la audiencia específica que la utilizará. ¡Ajá! También brinda la opción de crear informes de lista y gráficos para ver los datos de los logros y el progreso de su equipo, para ver si se han completado los hitos establecidos.

Ideal para: gestión de productos y proyectos, descripción general del flujo de trabajo.

Precios: todas las versiones del producto tienen una opción gratuita para pequeñas empresas emergentes; de lo contrario, ¡ajá! Los mapas de ruta comienzan en $59 por usuario por mes, Ideas en $39 por usuario por mes y Desarrollar en $9 por usuario por mes.

15. Todoist

Descripción general

Todoist es una plataforma de gestión de tareas y proyectos que ayuda a los equipos a obtener una visión general clara de sus tareas.

Características clave

Todoist proporciona seguimiento de tareas que permite a los equipos agregar y organizar sus tareas en segundos, establecer fechas de vencimiento (o fechas de vencimiento recurrentes) y actualizar secciones y subtareas. Permite configurar niveles de prioridad, configurar Favoritos para un acceso rápido y configurar Recordatorios. Las vistas de tareas se pueden volver a personalizar para adaptarlas a las preferencias de su equipo con tarjetas, temas, filtros y etiquetas estilo Kanban. Las tareas se pueden agregar por correo electrónico y puedes conectar Todoist con tu calendario y archivos, como un centro organizado con más de 10 complementos de aplicaciones.

Ideal para: Seguimiento y gestión básicos de proyectos y tareas.

Precios: Todoist es gratuito para hasta 5 proyectos y 5 usuarios y tiene dos planes pagos, por $3 y $5 cada uno.

16. Proyectos Zoho

Descripción general

Zoho Projects es una aplicación de gestión de tareas que brinda a los equipos la capacidad de realizar un seguimiento de sus proyectos dividiéndolos en tareas e hitos.

Características clave

Con Zoho Projects, obtiene una descripción general de las tareas prioritarias y adaptables para sus proyectos y la capacidad de configurar dependencias para asegurarse de cumplir siempre con el cronograma. Asignar tareas a los usuarios y establecer horas de trabajo para ellos son parte de las funciones más utilizadas de la aplicación. La visualización de los proyectos se realiza a través de diagramas de Gantt y tableros Kanban, con la opción de agregar recordatorios. El progreso se rastrea a través de Hitos, con fechas de inicio y finalización y todos pueden ver sus tareas como tarjetas en diferentes columnas (en Kanban), así como moverlas con la función de arrastrar y soltar que se usa a menudo en este modo.

Ideal para: seguimiento y descripción general del proyecto

Precio: Gratis para hasta 2 proyectos y 10 MB, con dos planes pagos de $5 y $10.

17. Clarizén

Descripción general

Clarizen es un software de gestión de proyectos para equipos que desean realizar un seguimiento de sus tareas con estrategia, plan y alta visibilidad.

Características clave

Clarizen sirve como una plataforma basada en la nube para la colaboración y la gestión de tareas. Brinda visibilidad en tiempo real de las tareas diarias y una vista de 360° de todos los recursos y cronogramas. Clarizen tiene dos productos: Clarizen One y Clarizen Go, el primero dirigido a empresas y el segundo a equipos más pequeños que trabajan en Scrum y Kanban. Clarizen tiene la opción de gestión automatizada del flujo de trabajo. El trabajo se divide en Paneles con ventanas personalizables donde los equipos pueden gestionar carteras de proyectos con un enfoque centralizado. La cartera de proyectos se puede revisar, validar y priorizar, y la duración y los gastos del proyecto se pueden rastrear fácilmente con las hojas de ruta de proyectos y productos que ofrece la solución.

Ideal para: colaboración en equipo y gestión de proyectos.

Precios: Clarizen tiene un plan Limitado e Ilimitado, y el precio se proporciona mediante una consulta.