¿Qué es la gestión del flujo de trabajo y cómo dominarla?

Desarrollar una buena gestión del flujo de trabajo no es una cuestión de elección si desea mantener a todos en sintonía y confiar en el proceso mientras crea su propia obra maestra del trabajo diario. También es la forma de evitar el caos y minimizar los errores inevitables que surgen del simple hecho de que somos humanos. Gestionar los flujos de trabajo es de lo que se trata cada proyecto, campaña y plan de negocios.

Entonces, echemos un vistazo más de cerca a eso.

¿Qué es una gestión de flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo es el proceso de optimizar los flujos de trabajo de una manera que permita a cualquier equipo colaborar de manera eficiente y trabajar sin interrupciones, hacia objetivos comunes. Todos los flujos de trabajo contienen varios pasos que deben realizarse antes de completarse. Entonces, la gestión del flujo de trabajo se ocupa de todo el proceso de ayudar a que todos los elementos trabajen juntos hasta la finalización del proyecto, campaña o cualquier otro tipo de agenda que tenga su organización.

La gestión del flujo de trabajo puede significar:

• Optimizar los flujos de trabajo todos los días para crear más eficiencia
• Crear una coordinación perfecta entre los equipos para que nada se pierda
• Organizar actividades de manera alineada incluso cuando los equipos trabajan de forma remota o están distribuidos.
• Estar atento a detalles como tareas, prioridades, fechas de vencimiento, información sobre datos y debates, para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
• Usar una herramienta de gestión del flujo de trabajo para aumentar la productividad

​La gestión perfecta del flujo de trabajo puede realizarse en cualquier campo, en cualquier organización y para cada flujo de trabajo. Todo lo que necesitas hacer es seguir los pasos para que esto suceda.

Por qué es importante la gestión del flujo de trabajo

Su negocio necesita un buen flujo de trabajo. Esto crea eficiencia y permite a su equipo operar y gestionar sus tareas diarias sin perder de vista el panorama general.

Es por eso que la gestión del flujo de trabajo es tan importante: mejora sus flujos de trabajo y ayuda a su empresa a tomar decisiones más inteligentes mientras crea una buena colaboración entre todas las partes involucradas.

Una buena gestión del flujo de trabajo resuelve muchos problemas reales y potenciales de su equipo, como por ejemplo:

• Archivos extraviados y documentación caótica: entre las mejores prácticas de gestión del flujo de trabajo se encuentra mantener un seguimiento digital de todos los archivos y documentos en un solo lugar, de modo que todo lo relevante para el proceso esté siempre a mano para el equipo.
• Acción lenta y respuesta retrasada: con la gestión del flujo de trabajo, la acción es muy rápida y el equipo está alineado en torno a la decisión correcta, capaz de actuar rápidamente.
• Plazos incumplidos o trabajo doble: la gestión del flujo de trabajo evita que su equipo arruine los cronogramas de un proyecto al permitirles ver con precisión dónde y cuándo se necesitan sus aportes.
  

En general, la importancia de la gestión del flujo de trabajo se relaciona con la mejora: la mejora de los procesos y el éxito general de la empresa. Utilizar una herramienta de gestión del flujo de trabajo e incorporar flujos de trabajo en los procesos cotidianos es la respuesta para cumplir con los plazos, mejorar la colaboración y obtener mejores conocimientos sobre lo que funciona y lo que necesita perfeccionarse.

Beneficios de la gestión del flujo de trabajo

Si le pregunta a su equipo ahora mismo si el trabajo se desarrolla sin problemas, la respuesta podría no ser la que espera. Algunos equipos siguen luchando con su flujo de trabajo diario porque siempre se rompe o se interrumpe en algún lugar, y la confusión arruina un elemento u otro.

Una buena gestión del flujo de trabajo tiene muchos beneficios que ayudan a agilizar cada proceso, creando los pasos necesarios para llegar a los resultados deseados. Los sistemas de gestión de flujo de trabajo lo ayudan a optimizar los flujos de trabajo y facilitar los procesos. A continuación se detallan algunos de los beneficios que obtiene al entregar resultados con la gestión del flujo de trabajo.

Obtenga más información

Tus procesos no suceden simplemente; son un conjunto establecido de componentes y, a menudo, se pierde de vista la información que su equipo necesita. La gestión del flujo de trabajo le ayuda a observar los datos para comprender e identificar dónde su negocio es fuerte y cuáles son los eslabones débiles.

Utilice los recursos de forma inteligente

En muchas organizaciones, determinar qué tareas son una prioridad y cómo lograr que su equipo se concentre en lo importante es un desafío. Con la gestión del flujo de trabajo, se eliminan operaciones innecesarias y nadie pierde el tiempo en cosas que no aportan valor.

Reducir la microgestión

La microgestión puede ser una verdadera molestia para muchos equipos y gerentes: genera ansiedad en las personas, reduce la productividad e incluso puede convertirse en un motivo de alta rotación. Una buena gestión del flujo de trabajo puede reducir e incluso eliminar la microgestión con una ruta clara de las tareas, mayor visibilidad y responsabilidad del equipo en todos los pasos desde el principio hasta el final de un proyecto. Con la herramienta adecuada, todos pueden ver lo que está sucediendo y la confianza mejora enormemente.

Comunicacion mejorada

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo son una excelente manera de crear más debates, chatear en contexto y actualizaciones rápidas entre compañeros de equipo. De esta manera, los flujos de trabajo cuentan con la información adecuada en el momento adecuado, especialmente cuando se trata de equipos que trabajan de forma remota. Esto también puede reducir los costos con la mayor productividad de su equipo, ahorrar tiempo y perfeccionar todo el proceso comercial.

Qué buscar en una herramienta de gestión de flujo de trabajo

Las herramientas de gestión del flujo de trabajo llenan el vacío cuando se trata de lograr un flujo de trabajo ininterrumpido y una colaboración en equipo con tecnología moderna. Es en lo que confían las empresas inteligentes cuando quieren crecer y mejorar sus productos o servicios.

Entonces, ¿qué debería buscar en un sistema de gestión de flujo de trabajo (o WfMS)?

Este tipo de software debe tener varios componentes importantes que ayudarán a su equipo a organizar, rastrear, gestionar y optimizar los procesos todos los días. Estas son algunas de las características sin las que un sistema de este tipo no puede prescindir.

Seguimiento de tareas y dependencias

Para optimizar cualquier proyecto, debe realizar un seguimiento de las tareas de su equipo, establecer dependencias y observar posibles bloqueadores, y establecer fechas de vencimiento y prioridades, para que nada se pierda. Es aún mejor cuando puedes ver tus tareas desde diferentes puntos de vista, siendo Kanban a menudo el preferido para la gestión de proyectos.

Seguimiento rápido en contexto

Un sistema de gestión de flujo de trabajo debe ofrecer a su equipo la opción de chatear entre sí y abrir debates sobre temas actuales, sin salir y cambiar de aplicación para hacer un seguimiento de algo. Siempre es más fácil encontrar la conversación necesaria más adelante en el contexto de una tarea o proyecto y nunca perderse en los detalles.

Del conocimiento de los datos a la acción

Algunas herramientas de flujo de trabajo tienen potentes funciones de datos que permiten a los equipos transformar rápidamente cualquier informe de datos en hermosos paneles y luego almacenarlos y compartirlos en el mismo lugar donde se produce la colaboración. Eso permite a los equipos consultar rápidamente los conocimientos de los datos y tomar medidas basadas en ellos, sin la necesidad de examinar hojas de Excel y datos sin procesar para analizar dónde están los cuellos de botella, en qué KPI centrarse y qué área necesita más atención.

Fácil de usar

Este software debería ser fácil de usar para cualquier tipo de equipo, en todos los departamentos, desde ventas y marketing hasta equipos creativos y de desarrolladores. Asegúrese de que todos puedan realizar un seguimiento de su trabajo fácilmente y tener visibilidad de todo lo que se avecina, con colaboración gratuita entre departamentos.

Creación de flujos de trabajo inteligentes con Slingshot

Slingshot es el único lugar de trabajo digital que reúne análisis de datos, gestión de proyectos y archivos y chat en equipo. Es la herramienta que crea un flujo de trabajo ininterrumpido para cada organización, lo que permite optimizar su trabajo y crear el entorno perfecto para la colaboración, la gestión de archivos y los paneles de datos.

Slingshot le permite crear flujos de trabajo inteligentes mediante:

Mantener todos los activos en un solo lugar

Olvídate de cambiar de aplicación y reúne todos tus documentos, datos y creatividades en un solo lugar. Tener acceso siempre a los archivos y métricas más actualizados ayuda a su equipo a experimentar un flujo de trabajo ininterrumpido en todo momento. Slingshot tiene integrados todos sus proveedores de nube favoritos, lo que le permite fijar, cargar y vincular a cualquier archivo, en el contexto de una tarea, proyecto o espacio de trabajo, para que pueda pasar de una tarea a un archivo en segundos.

Alta transparencia

En Slingshot, todas las tareas tienen un propietario claro y cada miembro del equipo y gerente puede controlar fácilmente el progreso de los proyectos. Permite una visibilidad completa del progreso, las fechas de vencimiento y los obstáculos, por lo que incluso la microgestión se elimina en su esencia.

Estar basado en datos

Las características basadas en datos de Slingshot permiten a los equipos estar al tanto de los conocimientos de datos actuales al obtener informes de múltiples fuentes y crear hermosos paneles que cuentan la historia completa de cualquier campaña o proyecto. Ahora, puede realizar un seguimiento de los KPI y pasar de la información a la acción en segundos, creando paneles con unos pocos clics, adjuntándolos a una tarea, compartiéndolos con su equipo o agregándolos a un catálogo de datos, donde todos pueden extraer datos de diferentes cronogramas y campañas.

Colaborar en contexto

Todos los chats, discusiones, ideas de ideas y actualizaciones están en contexto con Slingshot: puede chatear a nivel de tarea, proyecto y equipo, así como crear tareas directamente desde un mensaje con un solo clic. Nunca se pierde ningún elemento procesable y no necesita cambiar de aplicación y perder tiempo si desea hablar rápidamente con alguien en un chat grupal, 1-1 o a nivel de tarea/proyecto.